Hollanda şirketlerinde yönetim kurulu (bestuur), kanunen şirketi yönetmek ve üçüncü şahıslara karşı temsil etmekle görevli organdır. Hollanda Medeni Kanunu'nun 2. Kitabına göre, yönetim kurulu, belirli bir yöneticiyi atayan hissedarın çıkarlarını değil, şirketin ve onunla bağlantılı işletmenin çıkarlarını gözetmelidir. Yöneticiler, yönetimin tamamından topluca sorumludur ve görevini uygunsuz şekilde yerine getiren bir yönetici, aleyhinde ciddi bir suçlama yöneltilebiliyorsa şahsen sorumlu tutulabilir.

Bu makale, Hollanda'da kurulmuş bir bv (özel limited şirket) veya nv (anonim şirket) yönetim kurulunun ne iş yaptığını, tek kademeli ve iki kademeli yapıların burada nasıl işlediğini, hangi kararların yönetim kuruluna, hangilerinin genel kurula ait olduğunu ve gerçek sorumluluk risklerinin nerede olduğunu açıklamaktadır. Makale Hollanda hukukuna göre yazılmıştır; Amerikan ve İngiliz şirketler hukukunun güvene dayalı terminolojisi burada geçerli değildir ve bu terminolojinin kullanılması, yöneticilerin kendi pozisyonları hakkında yanlış sonuçlara varmasına yol açabilir.

Hollandalı bir şirketin yönetim kurulu ne yapar?

Yönetim kurulu şirketi yönetir. Hollanda Medeni Kanunu'ndaki bu ifade kasıtlı olarak geniştir: Kanun veya şirket esas sözleşmesi başka bir yetkiyi tahsis etmedikçe, bu yetki yönetim kuruluna aittir. Yönetim kurulu stratejiyi belirler ve uygular, operasyonu yürütür, hesapları tutar, yıllık hesapları hazırlar, genel kurul ile birlikte dağıtımlara karar verir ve şirketi dış dünya ile ilişkilerinde temsil eder.

Temsil konusuna değinmekte fayda var, çünkü burada farklı işliyor. Yönetim kurulu bir bütün olarak şirketi temsil etme yetkisine sahiptir ve esas sözleşmede aksi belirtilmedikçe her bir yönetici de şirketi temsil etme yetkisine sahiptir. Kısıtlamalar esas sözleşmeye dahil edilebilir ve ticaret siciline kaydedilebilir, ancak yalnızca şirket içinde, yönetim kurulu yönetmeliğinde veya hissedarlar sözleşmesinde kararlaştırılan sınırlamalar genellikle iyi niyetle bir yöneticiyle işlem yapan üçüncü bir tarafı etkilemez. Tek bir imzanın şirketi neye bağlayabileceğini sınırlamak isteyen bir şirket, bunu esas sözleşmede ve sicile kaydetmelidir, iç yazışmada değil.

Hollanda'daki bir limited şirketinde yönetim kurulu ile yöneticiler arasında bir görüş ayrılığı yoktur.

Anglo-Amerikan tarzındaki, yönetimi üstlenen bir yönetim kurulu ve işletmeyi yürüten ayrı bir yönetim biriminden oluşan yapı, standart bir Hollanda bv'sini tanımlamaz. Yönetim birimi olan "bestuur", hem yönlendirme hem de uygulama görevini üstlenir ve genellikle şirketi günlük olarak yöneten kişilerdir. Denetim, eğer varsa, yönetim kurulu tarafından değil, denetim kurulu veya bağımsız yönetim kurulu üyeleri tarafından gerçekleştirilen ayrı bir fonksiyondur.

Bu, sorumluluğun nasıl dağıtılacağı açısından önemlidir. Hollanda hukuku, şirketin yönetimi için kolektif sorumluluktan yola çıkar: Şirket esas sözleşmesinde veya yönetim kurulu yönetmeliğinde yönetim kurulu içinde görev dağılımına izin verilir ve bir yöneticinin kendini savunması durumunda bu durum geçerlidir, ancak yönetim kurulunu ayrı sorumluluk alanlarına bölmez. Her yönetici, bir meslektaşına atanmış konular hakkında bilgi sahibi olma ve gerektiğinde müdahale etme yükümlülüğünü korur.

Tek katlı ve iki katlı panolar

Hem limited şirket (bv) hem de anonim şirket (nv) iki şekilde organize edilebilir. İki kademeli bir yapıda, yönetim kurulu şirketi yönetir ve ayrı bir denetim kurulu (raad van commissarissen) yönetim kurulunu ve genel işleyişi denetler, kurula tavsiyelerde bulunur ve esas sözleşmenin kendisine verdiği onay haklarını kullanır. Denetim kurulu üyeleri de şirketin çıkarlarını gözetmek zorundadır ve görevlerini doğru bir şekilde yerine getirmekle yükümlüdürler.

Tek kademeli bir yapıda, icra ve icra dışı direktörler tek bir yönetim kurulunda yer alır; icra dışı direktörler denetim işlevini ve kural olarak başkanlığı üstlenir. Hollanda yasaları, esas sözleşmenin icra ve icra dışı direktörler arasında görevlerin bölünmesine açıkça izin verir; başkanlık, icra direktörlerinin ücretlerinin belirlenmesi ve direktörlerin aday gösterilmesi gibi bazı görevler bir icra direktörüne verilemez.

İki modelden hiçbiri özünde daha iyi değil. İki kademeli yapı daha net bir ayrım sağlar ve dış yatırımcıları veya aile hissedar tabanı olan şirketler için tanıdık bir seçenektir; tek kademeli yönetim kurulu denetimi işletmeye daha yakın tutar ve genellikle ana şirketi bu modele alışkın olan uluslararası gruplarda tercih edilir. Etiketten daha önemli olan, denetim fonksiyonunun gerçekten personel tarafından yönetilmesi ve gerçekten uygulanmasıdır; bu nokta, kriz durumlarında denetim kurullarının rolü hakkındaki makalemizde ayrıntılı olarak incelenmiştir.

Standart yöneticilerden beklenenler şunlardır:

Hollanda Medeni Kanunu'nun 2:9 maddesi, her yöneticinin kendisine verilen görevi düzgün bir şekilde yerine getirmesini şart koşmaktadır. Yönetim kurulunun başarısız olması durumunda, her yönetici prensip olarak ortaya çıkan zarardan şirkete karşı müşterek ve müteselsil olarak sorumludur. Bir yönetici, ancak başarısızlığın kendisinden kaynaklanmadığını ve sonuçlarını önlemek için gerekli önlemleri alırken ihmalkar davranmadığını göstererek bu sorumluluktan kurtulabilir. Sorumluluk eşiği, tüm koşullar dikkate alınarak değerlendirilen ciddi bir kusurdur (ernstig verwijt): faaliyetlerin niteliği, ilgili riskler, yönetim kurulu içindeki görev dağılımı, esas sözleşmedeki herhangi bir yönlendirme, yöneticinin sahip olduğu bilgiler ve bu pozisyondaki makul derecede yetkin bir yöneticinin göstereceği özen.

Yönetim kurulu üyelerinin sıklıkla gözden kaçırdığı iki sonuç ortaya çıkar. Bir meslektaşın davranışından habersiz olmak otomatik olarak bir savunma teşkil etmez, çünkü bilgi sahibi olma görevi işin bir parçasıdır. Ve bir karara katılmayan bir yönetim kurulu üyesinin, özel bir itirazda bulunmaktan daha fazlasını yapması gerekir: muhalefeti tutanaklara kaydetmek, denetleme kuruluna veya genel kurula iletmek ve konu yeterince ciddi ise istifa etmek, anlaşmazlığı bir savunmaya dönüştüren unsurlardır.

Çıkar çatışmaları

Hollanda'daki çıkar çatışması kuralı kısa ve katıdır. Şirketin ve onunla bağlantılı işletmenin çıkarlarıyla doğrudan veya dolaylı olarak çelişen kişisel bir çıkarı olan bir yönetici, bu konuda görüşme ve karar alma süreçlerine katılamaz. Sonuç olarak bir yönetim kurulu kararı alınamazsa, karar denetleme kuruluna, denetleme kurulu da bulunamazsa, esas sözleşmede aksi belirtilmedikçe genel kurula geçer. Aynı kural denetleme kurulu üyeleri için de geçerlidir.

Kuralın ne yaptığını ve ne yapmadığını not edin. İşlemi yasaklamaz; çıkar çatışması yaşayan yöneticiyi karardan uzaklaştırır. Kurala aykırı alınan bir karar kusurludur ve ardından gelen işlem itiraz konusu olabilir; işte tam da bu nedenle çıkar çatışması, çekimser kalma ve kararı alan organın tümü tutanaklarda yer almalıdır. Aynı kişilerin hem yönetici hem de hissedar olduğu bir şirkette bu bir formalite değil, geçerli bir ilişkili taraf işlemi ile geçersiz bir işlem arasındaki farktır. Hollanda kurumsal yönetim çerçevesine ilişkin genel bakışımız , bu güvencelerin nasıl bir araya geldiğini ortaya koymaktadır.

Yönetim kurulu üyelerinin atanması, görevden uzaklaştırılması ve görevden alınması

Bir limited şirketin yöneticileri genel kurul tarafından atanır ve esas sözleşmede, atamanın belirli bir hisse senedi sınıfının sahiplerinin toplantısı tarafından yapılacağı öngörülebilir; bu, yatırımcıların yönetim kurulu üyeliği elde etmek için kullandığı mekanizmadır. İlk yöneticiler kuruluş sözleşmesinde atanır. Atama yetkisine sahip organ, aynı zamanda görevden alma ve işten çıkarma yetkisine de sahiptir ve prensip olarak bunu herhangi bir zamanda ve gerekçe göstermeye gerek duymadan yapabilir.

En büyük sorun, hem yasal müdür hem de şirket çalışanı olan bir kişinin çifte görevidir. Genel kurulun görevden alma kararı, şirket atamasını sona erdirir ve Hollanda içtihat hukukuna göre, sıradan çalışanları koruyan önleyici işten çıkarma testine tabi olmaksızın, kural olarak iş ilişkisini de sona erdirir. Yasal müdür, bu önleyici testten açıkça muaf tutulmuştur. Geriye kalan, geçerli bir fesih gerekçesi ve geçiş ödemesi de dahil olmak üzere, işten çıkarmanın olağan sonuçları ve işten çıkarmanın ciddi bir kusura dayanması durumunda adil bir tazminat gerekliliğidir. Genel kurul ayrıca usule ilişkin güvencelere de uymalıdır: Müdüre söz hakkı ve tavsiye oyu verme fırsatı verilmeli ve yasanın gerektirdiği durumlarda işçi temsilciler kuruluna da tavsiye verme fırsatı verilmelidir.

Yönetici için pratik ders şudur ki, şirket ve iş pozisyonu birlikte savunulmalıdır ve ihbar süreleri, kıdem tazminatı ve sözleşme sonrası kısıtlamalar yönetim sözleşmesinde veya iş sözleşmesinde önceden kararlaştırılmış olmalıdır. Şirket yöneticisinin görevden alınmasıyla ilgili makalemiz bu süreci ayrıntılı olarak ele almaktadır ve sahipler arasında genellikle müzakere edilen şartlar, hissedarlar sözleşmesi hakkındaki notumuzda ele alınmıştır.

Yönetim kurulunun aldığı karar ve hissedarların aldığı karar

Genel kurul, kanun ve esas sözleşmenin kendisine tanıdığı yetkilere sahiptir: esas sözleşmeyi değiştirmek, hisse senedi ihraç etmek ve bu yetki devredilmediği sürece öncelik haklarını hariç tutmak, yönetim kurulu üyelerini ve denetim kurulu üyelerini atamak ve görevden almak, yıllık hesapları onaylamak, dağıtımlar hakkında karar vermek, gerekli olduğu durumlarda denetçi atamak ve birleşme, bölünme, dönüşüm veya fesih hakkında karar vermek. Bunun dışındaki her şey, prensip olarak, yönetim kurulunun yetki alanındadır.

Şirket esas sözleşmesi, yönetim kurulu kararlarının şirketin başka bir organının onayına tabi olmasını şart koşabilir ve pratikte yatırımcı ve hissedar kontrolü burada uygulanır. Esas sözleşmeye yazılı olarak dahil edilen bir onay hakkı ile yalnızca hissedarlar sözleşmesine yazılı olarak dahil edilen bir onay hakkı arasında gerçek bir fark vardır: Esas sözleşmede belirtilen bir onay olmadan alınan bir karar, şirket hukuku açısından kusurludur; oysa tamamen sözleşmeye dayalı bir onay hakkının ihlali, sözleşmenin tarafları arasında tazminat talebine yol açar. Yönetim kurulu üyeleri, hangi iki kural altında çalıştıklarını bilmelidir.

Hollanda yasaları, esas sözleşmede belirtildiği ölçüde ve ölçüde, genel kurulun yönetim kuruluna talimat vermesine de izin vermektedir. Yönetim kurulu, bu talimatlar şirketin ve işletmesinin çıkarlarıyla çelişmediği sürece bunlara uymak zorundadır. Bu istisna göstermelik değildir. Şirkete zarar veren bir hissedar talimatını yerine getiren bir yönetici, talimatın arkasına saklanamaz; bu, Hollanda'daki bir yan kuruluşun yurt dışından yönetildiği grup yapılarında sıkça karşılaşılan bir durumdur.

Dağıtımlar, yönetim kurulu üyelerinin özel bir sorumluluğunu doğurduğu için ayrı bir başlık altında ele alınmayı hak etmektedir. Genel kurulun dağıtım kararı, yönetim kurulu tarafından onaylanana kadar geçerlilik kazanmaz ve yönetim kurulu, dağıtım sonrasında şirketin vadesi gelen borçlarını ödemeye devam edemeyeceğini biliyorsa veya makul bir şekilde öngörmesi gerekiyorsa, onayı reddetmelidir. Bu bilgiye rağmen dağıtımı onaylayan yöneticiler, oluşan açık için sorumlu tutulabilir. Bu testi doğru bir şekilde uygulamak ve nasıl uygulandığını kaydetmek, bir yönetim kurulunun kendine sağlayabileceği en ucuz koruma yöntemlerinden biridir.

Yıllık hesaplar ve dosyalama: en sık yükümlülük yaratan görev

Yönetim kurulu yıllık hesapları hazırlar ve anonim şirketlerde bunu mali yılın bitiminden itibaren beş ay içinde yapmak zorundadır; genel kurul, özel durumlar gerekçesiyle bu süreyi beş aya kadar daha uzatabilir. Ardından genel kurul hesapları onaylar. Hesaplar, Ticaret Odası'ndaki ticaret siciline, her halükarda mali yılın bitiminden itibaren on iki aydan geç olmamak üzere kaydedilmelidir.

Burada küçük şirketleri sürekli tuzağa düşüren bir durum var. Tüm hissedarların aynı zamanda yönetici olduğu bir limited şirkette, yıllık hesapların tüm yöneticiler ve denetim kurulu üyeleri tarafından imzalanması, toplantılara katılmaya yetkili diğer kişilerin de bunları dikkate almış olması koşuluyla, onay olarak sayılır. Dolayısıyla onay, imza anında gerçekleşir ve dosyalama süresi o andan itibaren başlar; bu da birçok yöneticinin kendileri için geçerli olduğunu varsaydığı on iki aylık son tarihten çok daha erkendir. Şirket esas sözleşmesi bu kuralı hariç tutabilir ve birçok şirkette de tutmalıdır.

Geç dosyalama sadece evrak işiyle ilgili bir sorun değildir. Bu ekonomik bir suçtur ve daha sonraki bir iflas durumunda aşağıda açıklanan varsayımı doğurur. Dosyalama konusunda geride kalan yöneticiler, bu açığı kapatmayı idari bir mesele olarak değil, acil bir mesele olarak ele almalıdır.

Yöneticilerin şahsen sorumlu olduğu durumlar

Hollandalı bir yöneticinin kişisel sorumluluğu üç şekilde ortaya çıkar ve bunların karıştırılması kötü kararlara yol açar.

Şirkete karşı yükümlülük

Birincisi, yukarıda açıklanan Hollanda Medeni Kanunu'nun 2:9 maddesi uyarınca iç sorumluluktur: şirket veya şirket adına hareket eden bir iflas yöneticisi, ciddi kınama standardına göre, bir yöneticinin görevini uygunsuz şekilde yerine getirmesi nedeniyle dava açar. Bu yol, çıkar çatışması, dikkatsiz taahhütler ve sürekli denetim eksikliği durumlarında kullanılır.

İflas durumunda sorumluluk

İkinci yol ise iflas yoludur. Yönetim kurulunun iflastan önceki üç yılda görevini açıkça yanlış yerine getirdiği ve bunun iflasın önemli bir nedeni olduğu düşünülebilirse, her bir yönetici iflas masasındaki açık için sorumludur. Kanun iki hatayı özellikle vurgulamaktadır: uygun yönetimi sağlamamak ve yıllık hesapları zamanında sunmamak. Bunlardan herhangi biri, yönetim kurulunun görevini yanlış yerine getirdiğini kesin olarak ortaya koyar ve bunun iflasın önemli bir nedeni olduğuna dair çürütülebilir bir varsayım oluşturur. Küçük bir dosyalama gecikmesi göz ardı edilebilir, ancak bu durumda gecikmenin küçük olduğunu gösterme yükümlülüğü yöneticiye aittir.

İşte bu yüzden, yönetim ve dosyalama takvimi, her Hollandalı yöneticinin bizzat kontrol etmesi gereken iki temel unsurdur. Bunlar, herhangi birinin iflası düşünmesinden çok önce, savunulabilir bir pozisyonun ya oluşturulduğu ya da kaybedildiği noktalardır.

Üçüncü şahıslara karşı sorumluluk

Üçüncü yol, bir alacaklı veya başka bir üçüncü taraf tarafından, yöneticinin şahsen haksız fiil işlediği gerekçesiyle açılan tazminat davasıdır. Klasik örnekler arasında, şirketin yerine getiremeyeceğini ve herhangi bir çözüm yolu sunmayacağını bilerek veya anlamak zorunda kalarak şirket adına bir yükümlülük altına girmek ve şirketin varlıklarını başka yere yönlendirerek mevcut bir alacaklının ödemesini engellemek yer alır. Burada da yeterince ciddi bir kişisel kınama gereklidir; şirketin temerrüde düşmesi tek başına yeterli değildir.

Bir tüzel kişiliğin yöneticisi, o tüzel kişilik tarafından korunmaz: bir tüzel kişi yönetici olduğunda, sorumluluk, yönetici olan gerçek kişilere müştereken ve müteselsilen aittir. Bir Hollanda işletme şirketini kişisel bir holding şirketi aracılığıyla elinde bulundurmak, tek başına bir yöneticiyi sorumluluktan muaf tutmaz. Yöneticilerin sorumluluğu hakkındaki makalemiz bu yolları daha ayrıntılı olarak ele almaktadır.

Tazminatlar ve Yönetici Sorumluluk Sigortası

Şirketler genellikle, esas sözleşmede veya ayrı bir tazminat sözleşmesinde, yöneticilerin görevlerini yerine getirirken maruz kaldıkları masraflar ve yükümlülükler için tazminat öderler ve yöneticiler ile yetkililer için sorumluluk sigortası yaptırırlar. Her ikisi de faydalıdır ancak hiçbiri tam değildir. Şirketten alınan bir tazminat, şirketin değeri kadar değerlidir ki bu da en çok önem taşıdığı durumlarda genellikle çok azdır ve şirketin kendisine karşı olan sorumluluğu kapsamaz. Sigorta poliçeleri kasıt ve, ifadesine bağlı olarak, dolandırıcılık ve kasıtlı ihlali hariç tutar ve teminat, grup yapısı, ilgili bölgeler ve bir yöneticinin ayrılmasından sonraki geçiş süresi dikkate alınarak kontrol edilmelidir. Poliçeyi, bir talep geldiğinde değil, yönetim kuruluna katıldığınızda okuyun.

Risk, uyumluluk ve siber güvenlik denetimi

Yönetim kurulları kontrolleri işletmez; yeterli kontrollerin mevcut olduğundan emin olmaktan ve güvenceye değil kanıtlara dayanarak bunların işe yaradığından emin olmaktan sorumludurlar. Hollanda şirketlerinde bu sorumluluk, doğru performans yükümlülüğünün bir parçasıdır ve yerine getirilme şekli daha sonra belgelere göre değerlendirilir: yönetim kurulunun ne istediği, kendisine ne söylendiği ve bu konuda ne yaptığı.

İki alan iyi uygulama olmaktan çıkıp zorunlu hale geldi. Birincisi veri koruma. Genel Veri Koruma Yönetmeliği, veri sorumlusu olarak şirketi uyumluluğu göstermekle yükümlü kılıyor ve Hollanda Veri Koruma Kurumu önemli idari para cezaları uygulayabiliyor. Yönetim kurulunun rolü, işleme kaydının, yasal dayanakların, gerektiğinde veri koruma etki değerlendirmelerinin, işleme sözleşmelerinin ve ihlal bildirim prosedürünün gerçekten mevcut olmasını ve sürdürülmesini sağlamaktır.

İkincisi siber güvenliktir. Hollanda'da NIS2 Direktifi'ni uygulayan Siber Güvenlik Yasası (Cyberbeveiligingswet), 15 Ağustos 2026'dan beri yürürlüktedir. Kapsamındaki kuruluşlar, Ulusal Siber Güvenlik Merkezi'ne kayıt yaptırmak, uygun teknik ve organizasyonel risk yönetimi önlemleri almak ve önemli olayları iki aşamalı bir zaman çizelgesine göre bildirmek zorundadır: yirmi dört saat içinde ilk bildirim ve yetmiş iki saat içinde daha kapsamlı bir rapor. Yasa, bu önlemlerin onaylanması ve denetlenmesi sorumluluğunu yönetim organının kendisine yüklemektedir; bu da kapsam dahilindeki bir yönetim kurulunun bunu BT fonksiyonuna devredemeyeceği ve konuyu kapatmış sayamayacağı anlamına gelir. İlk pratik adım, kapsam değerlendirmesidir: şirketin temel veya önemli bir kuruluş olup olmadığını belirleyin ve her iki durumda da sonucu belgeleyin.

Çalışanların etkisi: işçi temsilciliği ve büyük şirket rejimi

Elli veya daha fazla çalışanı olan bir Hollanda şirketinin prensip olarak bir işçi konseyi (ondernemingsraad) kurması gerekir ve İşçi Konseyleri Yasası, konseye sadece bilgilendirmekle kalmayıp, yönetim kurulunun karar alma süreçlerini bağlayıcı haklar da verir. İşçi konseyinin, işletmenin kontrolünün devri, büyük bir yeniden yapılanma veya kapanma, organizasyonda önemli bir değişiklik, önemli bir yatırım veya önemli bir kredinin alınması ve işletmenin bir yöneticisinin atanması veya görevden alınması gibi önemli kararlar konusunda tavsiyede bulunma hakkı vardır. Çalışma saatleri, ücret sistemleri, performans değerlendirmesi ve sağlık ve güvenlik düzenlemeleri gibi tanımlanmış bir personel düzenlemeleri listesi üzerinde onay verme hakkına sahiptir.

Bu adımların atlanmasının sonuçları hem usule ilişkin hem de gerçektir. Gerekli tavsiye alınmadan veya yeterli gerekçe olmaksızın tavsiyeden saparak alınan bir karar, Ticaret Odası'nda itiraz konusu olabilir ve Oda, girişimcinin kararı geri çekmesini ve sonuçlarını ortadan kaldırmasını emredebilir. Bu nedenle, yönetim kurulunun görevi, danışma sürecini bir işlemin veya yeniden yapılanmanın zaman çizelgesine baştan dahil etmektir, çünkü sonradan eklemek genellikle mümkün değildir.

Büyük şirket rejimi (structuurregime), çıkarılmış sermaye ve rezervler, işçi temsilciliği ve Hollanda'da sürekli bir dönem boyunca çalışan sayısı gibi yasal kriterleri karşılayan şirketler için geçerlidir. Bu rejime giren bir şirketin denetim kurulu bulunması zorunludur ve bu kurul, yönetim kurulu üyelerinin atanması ve görevden alınması ile kanunla belirlenen önemli kararların onaylanması da dahil olmak üzere genişletilmiş yetkilere sahiptir. İşçi temsilciliği, denetim kurulunun bir bölümü için tavsiyede bulunma konusunda güçlendirilmiş bir hakka sahiptir. Sermaye eşiği, Medeni Kanun'da değil, genel idari emirle belirlenir; bu nedenle, bir grubun rejime girip girmediği sonucuna varmadan önce mevcut metne göre kontrol edilmelidir; uluslararası gruplar için çeşitli istisnalar ve hafifletilmiş bir rejim geçerlidir.

Yönetişim Kodu, çeşitlilik ve sürdürülebilirlik raporlaması

Hollanda Kurumsal Yönetim Kodu, yıllık raporlama kurallarına dayalı olarak, uyma veya açıklama esasına göre borsada işlem gören şirketler için geçerlidir. 2022'de yayınlanan en son revizyonu, uzun vadeli değer yaratmayı ve sürdürülebilirliği açıkça yönetim kurulunun yetki alanına dahil etmiş ve kültür, çeşitlilik ve hissedarların konumuyla ilgili hükümleri daha da netleştirmiştir. Borsada işlem görmeyen şirketler bu koda bağlı değildir, ancak yatırımcılar ve denetim kurulları giderek daha fazla bu kodu referans olarak kullanmaktadır ve yapısını kullanan özel bir şirket bunu kasıtlı olarak, kendiliğinden değil, yapmalıdır.

Kanunla belirlenmiş çeşitlilik kuralları, Kodun yanında yer almaktadır. 2022'den beri Hollanda yasaları, borsada işlem gören şirketlerin denetim kurulları için bir büyüme kotası zorunluluğu getirmiştir ve büyük şirketler, yönetim kurulu, denetim kurulu ve üst düzey yönetim kademesinin cinsiyet dengesi için uygun ve iddialı hedefler belirlemeli, bunları raporlamalı ve herhangi bir eksikliği açıklamalıdır. Bunlar, yönetim kurulu tarafından yerine getirilen şirket yükümlülükleridir ve yıllık raporlamada kontrol edilir.

Sürdürülebilirlik raporlaması, yöneticilerin genellikle gerçekte olduğundan daha fazla düzenlemenin yürürlükte olduğunu varsaydığı alandır. Avrupa Kurumsal Sürdürülebilirlik Raporlama Direktifi Avrupa düzeyinde değiştirilmiş olup, Hollanda'nın uygulama mevzuatı olan sürdürülebilirlik raporlama direktifinin uygulanmasına ilişkin yasa tasarısı, bu metnin yazıldığı sırada henüz parlamentoda görüşülmekteydi ve yürürlüğe giriş tarihi kraliyet kararnamesiyle belirlenecekti. Bu mevzuat yürürlüğe girene kadar, mevcut Hollanda raporlama gereklilikleri, Avrupa düzenlemelerinden doğrudan kaynaklanan yükümlülüklerle birlikte geçerlidir. Kapsam dahilinde olma olasılığı bulunan şirketlerin yönetim kurulları, veri altyapısını hazırlamalı, ancak yıllık raporlarında henüz kendilerini bağlamayan bir rejime göre raporlama yaptıklarını belirtmemeye dikkat etmelidirler.

Vakıf ve derneklerin yönetim kurulları

Hollanda'daki her yönetim kurulu hissedarların üzerinde yer almaz. Bir vakfın (stichting) üyesi ve hissedarı yoktur ve yönetim kurulu, esas sözleşmede belirtilen amaçla bağlıdır; bir derneğin (vereniging) üyeleri vardır ve üyelerin genel kurulu, kanunun kendisine tanıdığı yetkilere sahiptir. Tüzel Kişilerin Yönetimi ve Denetimi Hakkındaki Kanun, vakıf ve derneklerin yöneticilerinin ve denetçilerinin görevlerini, uygun performans standardı, çıkar çatışması kuralı ve denetim kurulu veya tek kademeli yapı olasılığı da dahil olmak üzere, anonim şirketler (nv) ve limited şirketler (nv) için geçerli olanlarla uyumlu hale getirmiştir.

Pratik farklılıklar önemli olmaya devam ediyor. Atama ve görevden alma yetkisine sahip bir hissedar olmadığı için, esas sözleşmede işlevsel bir mekanizma sağlanması gerekiyor ve dış denetim olmaksızın kendi kendini atayan bir yönetim kurulu başlı başına bir yönetişim riski oluşturuyor. Bir işletmeyi yöneten bir vakfın yöneticileri, ticari muadilleriyle aynı iflas sorumluluğuna maruz kalıyor. Ve bir vakfın, bir işletme şirketinde hissesi bulunduğu durumlarda, örneğin bir idari vakıf veya aile yapısı gibi, vakfın yönetim kurulu oy haklarını kullanıyor ve bunu yararlanıcıların isteklerine değil, vakfın amacına uygun olarak yapmak zorunda. Bu tür aile yapıları, aile ofisi danışmanlığı hakkındaki notumuzda ele alınmıştır.

Kurul prosedürü: sizi koruyan evraklar

Hollanda yasaları, yönetim kurulunun nasıl toplanması gerektiği konusunda nispeten az şey söylüyor ve ayrıntıları esas sözleşmeye ve yönetim kurulu yönetmeliğine bırakıyor. Bu özgürlük, prosedürü bürokrasi olarak gören yöneticiler için bir tuzaktır, çünkü her sorumluluk davasında dosya delil niteliğindedir. Esas sözleşmenin izin verdiği durumlarda, toplantı dışında alınan kararlar, tüm yöneticilere görüşlerini ifade etme fırsatı verilmesi ve metne bağlı olarak hiçbirinin yönteme itiraz etmemesi koşuluyla mümkündür.

Dört alışkanlık, koruyucu işin büyük kısmını yapar. Toplantı belgelerini toplantı sırasında değil, öncesinde dağıtın, böylece bir yönetici karar verebilecek konumda olduğunu gösterebilir. Sadece sonucu değil, içeriği de tutanağa geçirin: değerlendirilen alternatifler, belirlenen riskler ve güvenilen bilgiler. Çatışmaları, çekimser oyları ve bunun yerine karar veren organı kaydedin. Ve bir yönetici aynı fikirde değilse, karşıt görüşü açıkça belirtin, çünkü kurulun oy birliğiyle karar verdiğini söyleyen bir tutanak, yıllar sonra da aynen öyle okunacaktır.

Aynı durum görev dağılımı için de geçerlidir. Şirket esas sözleşmesinde veya yönetim kurulu yönetmeliğinde kabul edilen, yönetim kurulu içindeki sorumlulukların yazılı olarak belirlenmesi, herkesin bunun kolektif sorumluluğu ortadan kaldırmadan bireysel bir yöneticinin pozisyonunun değerlendirilmesini şekillendirdiğini anlaması koşuluyla faydalıdır. Bir karar bir meslektaşın alanına giriyorsa ancak şirket için risk taşıyorsa, yönetim kurulunun tamamının bu konuda görüşmesi gerekir.

Hollandalı yöneticiler için bir yönetim kontrol listesi

En az yılda bir kez gözden geçirilen aşağıdaki maddeler, en sık karşılaşılan sorunları kapsamaktadır:

Şirket ana sözleşmesi günceldir, ticaret sicili kaydı doğrudur ve temsil yetkisine getirilen her türlü kısıtlama kayıt altına alınmıştır.
Yönetim kurulu içindeki görev dağılımı ve yönetim kurulu yönetmeliği yazılı olarak mevcuttur ve fiilen gerçekleşenlerle örtüşmektedir.
Yönetim, yasal gereklilikleri karşılamaktadır ve şirketin hak ve yükümlülükleri her zaman bu yönetimden yola çıkarak belirlenebilir.
Yıllık hesaplar hazırlanır, onaylanır ve zamanında sunulur; yönetim kurulu üyesi-hissedarlara ilişkin onaylama kuralı esas sözleşmeye uygun olarak kontrol edilir.
Çıkar çatışmaları açıklanır, çekimser oylar tutanağa geçirilir ve ilişkili taraflar arasındaki işlemler yetkili organ tarafından karara bağlanır.
Dağıtımlar, ancak şirketin vadesi gelen borçlarını ödemeye devam edip edemeyeceğine dair belgelenmiş bir değerlendirmeden sonra onaylanır.
Veri koruma ve siber güvenlik yükümlülükleri belirlenmiş olup, olay bildirim takvimi de bu takvimi uygulamakla yükümlü olan kişiler tarafından bilinmektedir.
İşçi temsilciliği hakları, herhangi bir yeniden yapılanma, devralma veya büyük yatırımın zaman çizelgesine dahil edilir.
Tazminat düzenlemeleri ve yönetim kurulu üyeleri ile yöneticilerin sorumluluk sigortaları yürürlükte, güncel ve anlaşılır durumdadır; bu kapsamda, görevden ayrılan yöneticiler için de geçerli teminat bulunmaktadır.

Ne zaman tavsiye alınmalı?

Karardan önce, anlaşmazlıktan sonra değil, tavsiye alın. Tekrarlayan durumlar arasında çıkar çatışması veya bir yöneticiyle bağlantılı bir tarafla yapılan işlem, şirketin mali durumunun zor olduğu bir dağıtım veya finansman, yasal bir yöneticinin atanması veya görevden alınması, işçi temsilciliğini ilgilendiren bir yeniden yapılanma veya devralma, yönetim kurulu içinde veya yönetim kurulu ile hissedarlar arasında yaşanan bir çıkmaz, kişisel veriler veya sistemlerle ilgili ciddi bir olay ve şirketin yükümlülüklerini yerine getiremeyebileceğinin ilk işareti yer almaktadır. Bunların her biri, önümüzdeki birkaç hafta içinde oluşturulacak dosyanın ilgili her yöneticinin konumunu belirleyeceği bir noktadır. Bu aşamadaki güvenlik ve finansman düzenlemeleri, şirket hukuku kapsamındaki finansal güvenlik hakkındaki makalemizde ele alınmıştır.

Law & More Hollanda'daki limited şirketlerin, anonim şirketlerin, vakıfların ve derneklerin yönetim kurullarına, denetim kurullarına ve bireysel yöneticilerine; yetki paylaşımı ve esas sözleşme ile yönetim kurulu yönetmeliklerinin hazırlanması, atama ve görevden alma, çıkar çatışmaları ve ilişkili taraf işlemleri, işçi temsilciliği danışmanlığı ve sorumluluk ileri sürüldüğünde yöneticilerin savunulması konularında danışmanlık hizmeti vermektedir. Daha fazla bilgi için web sitemizi ziyaret edebilirsiniz. iş hukuku uygulama sayfasıYönetim kurulunuz ilk seferde doğru vermek istediği bir kararla karşı karşıyaysa bizimle iletişime geçin.