İşverenler zaman içinde çalışanları hakkında çok fazla veri işlerler. Tüm bu veriler bir personel dosyasında saklanır. Bu dosya önemli kişisel veriler içermektedir ve bu nedenle bunun güvenli ve doğru bir şekilde yapılması esastır. İşverenlerin bu verileri ne kadar süreyle saklamasına izin verilir (veya bazı durumlarda gereklidir)? Bu blogda, personel dosyalarının yasal saklama süresi ve bununla nasıl başa çıkılacağı hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

özlük dosyası nedir

Yukarıda belirtildiği gibi, bir işveren genellikle çalışanlarının kişisel verileriyle uğraşmak zorundadır. Bu veriler uygun şekilde saklanmalı ve sonra imha edilmelidir. Bu bir özlük dosyası aracılığıyla yapılır. Bu, çalışan(lar)ın ad ve adres bilgilerini, iş sözleşmelerini, performans raporlarını vb. içerir. Bu veriler AVG düzenlemelerine uygun gereksinimlere uygun olmalı ve belirli bir süre saklanmalıdır.

(Personel dosyanızın AVG gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını öğrenmek istiyorsanız, personel dosyası AVG kontrol listemize göz atın. okuyun)

Çalışan verilerinin saklanması

AVG, kişisel veriler için belirli saklama süreleri vermez. Farklı türde (kişisel) veriler içerdiğinden, bir özlük dosyasının saklanma süresine doğrudan bir cevap yoktur. Her veri kategorisi için farklı bir saklama süresi geçerlidir. Ayrıca, kişinin hala bir çalışan olup olmadığını veya işten ayrılıp ayrılmadığını da etkiler.

Saklama süreleri kategorileri

Yukarıda da belirtildiği üzere kişisel verilerin özlük dosyasında saklanmasına ilişkin farklı saklama süreleri bulunmaktadır. Göz önünde bulundurulması gereken iki kriter vardır, yani bir çalışanın hala istihdamda olup olmadığı veya işten ayrılıp ayrılmadığı. Aşağıda, belirli verilerin ne zaman imha edilmesi veya daha doğrusu muhafaza edilmesi gerektiği gösterilmektedir.

Mevcut personel dosyası

Halen çalışmakta olan bir çalışanın mevcut özlük dosyasında yer alan veriler için herhangi bir sabit saklama süresi belirlenmemiştir. AVG, işverenlere yalnızca personel dosyalarını 'güncel' tutma yükümlülüğü getirir. Bu, işverenin kendisinin, personel dosyalarının periyodik olarak gözden geçirilmesi ve güncel olmayan verilerin imhası için bir son tarih belirlemekle yükümlü olduğu anlamına gelir.

Uygulama ayrıntıları

İşe alınmayan bir başvuru sahibine ilişkin başvuru verileri, başvuru prosedürünün sona ermesinden sonra en fazla 4 hafta içinde imha edilmelidir. Motivasyon veya başvuru mektubu, özgeçmiş, davranış beyanı, başvuru sahibi ile yazışmalar gibi veriler bu kategoriye girer. Başvuru sahibinin onayı ile yaklaşık 1 yıl süreyle verilerin saklanması mümkündür.

Yeniden entegrasyon süreci

Bir çalışan yeniden bütünleşme sürecini tamamlayıp işine geri döndüğünde, yeniden entegrasyonun tamamlanmasından sonra en fazla 2 yıllık işte kalma süresi geçerlidir. İşveren kendi kendini sigortalayan olduğunda bunun bir istisnası vardır. Bu durumda 5 yıllık saklama süresi uygulanır.

Çalışma süresinin bitiminden sonra en fazla 2 yıl

Bir çalışan işten ayrıldıktan sonra, özlük dosyasındaki (kişisel) verilerin büyük bir kısmı 2 yıla kadar saklama süresine tabidir.

Bu kategori şunları içerir:

• İş sözleşmeleri ve bunlara ilişkin değişiklikler;
• İstifaya ilişkin yazışmalar;
• Değerlendirme raporları ve performans incelemeleri;
• Yükselme/indirgeme ile ilgili yazışmalar;
• UWV ve şirket doktorundan hastalıkla ilgili yazışmalar;
• Gatekeeper İyileştirme Yasası ile ilgili raporlar;
• İş Konseyi üyeliğine ilişkin anlaşmalar;
• Sertifikanın kopyası.

Çalışma süresinin bitiminden en az 5 yıl sonra

Belirli personel dosyası verileri 5 yıllık saklama süresine tabidir. Bu nedenle işveren, çalışanın işten ayrılmasından sonra 5 yıl süreyle bu verileri saklamakla yükümlüdür. Bunlar aşağıdaki verilerdir:

• Bordro vergisi beyannameleri;
• Çalışan kimlik belgesinin kopyası;
• Etnisite ve köken verileri;
• Bordro vergileriyle ilgili veriler.

Bu nedenle, bu veriler özlük dosyasında yeni beyannamelerle değiştirilse bile en az beş yıl saklanmalıdır.

Çalışma süresinin bitiminden en az 7 yıl sonra

Daha sonra, işverenin sözde bir 'vergi alıkoyma yükümlülüğü' vardır. Bu, işverenin tüm temel kayıtları 7 yıl süreyle saklamasını zorunlu kılar. Bu, temel verileri, ücret hacizlerini, bordro kayıtlarını ve maaş sözleşmelerini içerir.

Saklama süresi doldu mu?

Bir personel dosyasındaki maksimum veri tutma süresi sona erdiğinde, işveren artık verileri kullanamaz. Bu veriler daha sonra imha edilmelidir.

Asgari bir saklama süresi sona erdiğinde, işveren eğer yalnızca sığınmacı statüleri sona erdirilmemişse, kalıcı oturma iznine bu verileri yok et. Minimum saklama süresi sona erdiğinde ve çalışan verilerin imha edilmesini talep ettiğinde bir istisna geçerlidir.

Personel dosyası tutma süreleri veya diğer veriler için saklama süreleri hakkında sorularınız mı var? Eğer öyleyse lütfen bizimle iletişime geçiniz. Bizim istihdam avukatları size yardımcı olmaktan mutluluk duyacaktır!