Personel verilerinin saklanması: Bir işveren bu verileri ne kadar süreyle saklayabilir?

Personel verileri için tek bir saklama süresi yoktur. GDPR kapsamında, verileri yalnızca toplama amacınız için ihtiyaç duyduğunuz süre boyunca saklayabilirsiniz; Hollanda vergi kanunu ise bordro kayıtları, ücret vergisi beyannamesi ve çalışanın kimlik belgesinin kopyası için sabit minimum süreler belirler.

Pratikte bu, Hollandalı işverenlere üç dayanak noktası sağlar: personel dosyasının çoğu için iş ilişkisinin sona ermesinden sonra iki yıl, ücret vergisi beyannamesi ve kimlik fotokopisi için çalışanın işten ayrıldığı takvim yılının bitiminden sonra beş yıl ve bordro yönetimi için yedi yıl. Personel dosyasında nelerin saklanabileceğine dair makalemiz içeriği ele alırken, bu makale saklama süresini ele almaktadır.

GDPR kapsamındaki temel kural nedir?

Kişisel verileri gerekenden daha uzun süre saklamayın. GDPR Madde 5(1)(e) (saklama sınırlaması), her veri kategorisi için, verilere ne kadar süreyle gerçekten ihtiyacınız olduğuna karar vermenizi ve bu seçimi açıklayabilmenizi gerektirir.

GDPR'nin kendisinde dönemlere ilişkin bir tablo bulunmamaktadır. Aşağıdaki dönemler Hollanda vergi kanunundan ve Hollanda Veri Koruma Kurumu'nun (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) rehberliğinden alınmıştır.

Hangi verileri iki yıl boyunca saklıyorsunuz?

Personel dosyasının büyük bir kısmı. AP'nin yönergesine göre, yasal saklama süresi olmayan veriler, çalışanın işten ayrılmasından sonra genellikle iki yıl süreyle saklanır.

Bu, örneğin, iş sözleşmesi ve değişiklikleri, değerlendirmeler ve performans raporları, atama, terfi, görevden alma ve işten çıkarma ile ilgili yazışmalar, eğitim kayıtları, uyarılar, referanslar ve devamsızlık kayıtlarını kapsar.

Çalışanla aranızda bir iş uyuşmazlığı varsa veya bir mahkeme davası devam ediyorsa, konu çözülene kadar ilgili verileri daha uzun süre saklayabilirsiniz. Bu, tüm dosyayı süresiz olarak saklamak yerine, ilgili materyali saklamayı haklı çıkarır.

Hangi verileri beş veya yedi yıl boyunca saklıyorsunuz?

Vergi kayıtları. Burada takdir yetkiniz yok: vergi yükümlülüğü süreyi belirler ve verileri mümkün olduğunca kısa tutma genel ilkesini geçersiz kılar.

• Ücret vergisi beyannamesi (loonbelastingverklaring) ve çalışanın işe başlarken doğruladığınız kimlik belgesinin fotokopisi: İstihdamın sona erdiği takvim yılının bitiminden beş yıl sonra.
• Bordro yönetimi (loonadministratie): Hollanda Vergi ve Gümrük İdaresi (Belastingdienst) tarafından belirlenen temel kayıtlar için genel mali saklama süresi olan yedi yıl.

Sadece vergi yükümlülüğünün kapsadığı kayıtlar bu daha uzun sürelerin kapsamına girer. Dosyanın geri kalanı ise iki yıllık kurala tabidir.

Başvuru sahiplerinin verilerini ne kadar süreyle saklayabilirsiniz?

Normalde başvuru sürecinin bitiminden sonra en fazla dört hafta içinde veriler saklanır. Adayın onayıyla, örneğin yetenek havuzu oluşturmak amacıyla, veriler bir yıla kadar saklanabilir.

Onay, ayrı olarak talep edilen ve kayıt altına alınan gerçek bir tercih olmalıdır. Gizlilik bildiriminizde yer alan bir satır yeterli değildir.

Peki ya hastalıklar ve tıbbi veriler?

Sağlık verileri, işveren olarak sizin değil, şirket doktorunun (bedrijfsarts) veya iş sağlığı hizmetinin sorumluluğundadır. Bu veriler tıbbi gizlilik kapsamındadır ve kendi saklama kurallarına tabidir.

İşveren olarak, yalnızca devamsızlık tarihlerini ve işe yeniden entegrasyon ve hastalık süresince ücret ödemesi için gerekli bilgileri saklarsınız. Bu veriler, personel dosyası için olağan dönemleri takip eder.

İşveren olarak neleri kontrol etmelisiniz?

• Veri işleme faaliyetlerinizin kaydı (GDPR Madde 30), personel verilerinin her kategorisi için bir saklama süresi öngörüyor mu?
• Başvuru sahibinin verilerini, işlemden sonraki dört hafta içinde, bir yıla kadar geçerli onay kaydı bulunmadığı sürece siliyor musunuz?
• Sağlık verileriniz yalnızca şirket doktoru tarafından mı saklanıyor, sizde ise sadece devamsızlık tarihleri ​​mi bulunuyor?
• İşten ayrıldığınız takvim yılından itibaren kimlik fotokopisini ve maaş vergisi beyannamesini beş yıl, bordro kayıtlarını ise yedi yıl boyunca saklıyor musunuz?
• Posta kutularındaki, paylaşılan sürücülerdeki ve yedeklemelerdeki kopyalar da siliniyor mu ve bu programı her yıl belirli bir zamanda mı uyguluyorsunuz?

Bir çalışan olarak neleri kontrol etmelisiniz?

• İşvereninizin hangi verileri hâlâ sakladığını görmek için erişim hakkınızı (GDPR Madde 15) kullandınız mı?
• Eski işvereniniz, herhangi bir anlaşmazlık veya yasal sebep olmaksızın işten ayrıldıktan sonra iki yıldan daha uzun süre verilerinizi saklıyor mu?
• Dosyada şirket doktoruna ait olması gereken tıbbi bilgiler var mı?
• GDPR Madde 17 uyarınca verilerinizin silinmesini talep ettiniz mi ve işveren bir ay içinde yanıt verdi mi?

Personel verilerinin saklanması konusunda sizin için neler yapabiliriz?

İş hukuku avukatlarımız, işverenlere ve çalışanlara personel verileri konusunda danışmanlık hizmeti vermektedir:

• Personel verilerinin her kategorisi için bir saklama planı oluşturuyoruz.
• Personel dosyalarınızı inceliyoruz ve silinmesi gereken verileri belirliyoruz.
• (Eski) çalışanların erişim ve silme taleplerine ilişkin prosedürü taslak haline getiriyoruz.
• Devam eden veya öngörülebilir bir anlaşmazlık nedeniyle hangi verilerinizi daha uzun süre saklamanız gerektiğini değerlendiriyoruz.
• Bir çalışan adına erişim veya silme talebi gönderiyoruz.

ÖZET

• GDPR, belirli bir süre sınırı koymaz: veriler yalnızca amaçları için gerekli olduğu sürece saklanır.
• Personel dosyasının büyük kısmı: iş ilişkisinin sona ermesinden sonra iki yıl, sadece ihtilaflı durumlarla ilgili veriler için daha uzun süre saklanır.
• Ücret vergisi beyannamesi ve kimlik fotokopisi: İstihdamın sona erdiği takvim yılının bitiminden itibaren beş yıl; bordro yönetimi: yedi yıl.
• Başvuranlar: İşlemden sonra en fazla dört hafta veya kayıtlı onay ile en fazla bir yıl içinde.
• Sağlık verileriniz şirket doktorunda kalır; siz sadece devamsızlık tarihlerini ve yeniden işe alım ve maaş ödemesi için gerekli olan bilgileri saklarsınız.

Sık Sorulan Sorular