Saklama süreleri

Verileri ne kadar süreyle saklayabilirsiniz? GDPR herhangi bir rakam vermez, sadece bir standart belirler: Gerekenden daha uzun süre değil. Kesin süreler mevcuttur, ancak bunlar diğer yasal düzenlemelerden kaynaklanmaktadır.

Yasal dayanak

GDPR Madde 5(1)(e) saklama sınırlama ilkesini içerir: kişisel veriler, işleme amaçları için gerekli olandan daha uzun süre tanımlamaya izin veren bir biçimde saklanamaz. Ne kadarının gerekli olduğu, veri sorumlusunun belirleyeceği ve gerekçelendirebileceği bir husustur. Sabit süreler başka kaynaklardan gelir. Devlet Vergileri Kanunu'nun 52. maddesi, işletmelerin kayıtlarını yedi yıl, taşınmaz mallara ilişkin veriler için ise on yıl süreyle saklamasını zorunlu kılar. Bordro kayıtları, iş ilişkisinin sona ermesinden sonra beş yıl süreyle saklanmalıdır. Yasal bir saklama yükümlülüğünün geçerli olduğu durumlarda, silme talebine öncelik verilir.

Pratikte nasıl çalışır

Bu, ancak bir veri saklama programı ile uygulanabilir hale gelir: her veri kategorisi için bir süre, bir temel ve bir sorumlu, ayrıca gerçekten çalışan periyodik bir temizleme işlemi. İşe alım verileri için, süreç kapandıktan sonra dört hafta genellikle uygulanan bir yöntemdir veya adayın onayıyla bir yıl. Kamera kayıtları için ise, özel bir olay olmadığı sürece, Hollanda veri koruma otoritesi dört haftalık bir süre esas almaktadır.

İşlerin ters gittiği yer

Üç nokta tekrar tekrar karşımıza çıkıyor. Birincisi, programın dışında kalan ve yıllarca orada bekleyen yedeklemeler ve arşivler. İkincisi, vergi saklama yükümlülüğü ile GDPR arasındaki karışıklık, her şeyin yedi yıl boyunca saklanmasına yol açıyor. Üçüncüsü, eski dosyaların yeni amaçlar için kullanılması, ki bu da kendi başına yasal bir dayanak gerektiriyor.