Ticari sicillerde elektronik dosyalama kanunu: hükümetin zamanla nasıl hareket ettiği

Giriş

Hollanda'da işi olan uluslararası müşterilere yardım etmek günlük pratiğimin bir parçasıdır. Sonuçta, Hollanda iş yapmak için harika bir ülkedir, ancak dili öğrenmek veya Hollanda iş uygulamalarına alışmak yabancı şirketler için zaman zaman karmaşık olabilir. Bu nedenle, yardım eli genellikle takdir edilir. Yardımımın kapsamı karmaşık görevlerde yardımcı olmaktan, Hollanda yetkilileriyle iletişimde yardımcı olmaya kadar uzanır.

Yakın zamanda, bir müşterimden Hollanda Ticaret Odası'ndan gelen bir mektupta tam olarak ne belirtildiğini açıklamamı isteyen bir soru aldım. Bu basit, ancak önemli ve bilgilendirici mektup, yakında yalnızca elektronik olarak mümkün olacak olan finansal tabloların dosyalanmasındaki bir yenilikle ilgiliydi. Mektup, hükümetin zamana ayak uydurma, elektronik veri alışverişinin avantajlarından yararlanma ve bu yıllık tekrar eden süreci ele almanın standart bir yolunu sunma arzusunun bir sonucuydu.

Bu nedenle, ticari kayıtlarda elektronik dosyalama hakkında Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg'de (Ticari kayıtlarda elektronik dosyalama hakkında Kanun) yer aldığı gibi 2016 veya 2017 mali yılından itibaren finansal tabloların elektronik olarak depolanması gerekmektedir; bu Kanun ve Kararname, ticari kayıtlarda elektronik dosyalama hakkında Besluit elektronische deponering handelsregisters (Ticari kayıtlarda elektronik dosyalama hakkında Karar) ile birlikte sunulmuştur; ikincisi ek, ayrıntılı kurallar getirmektedir. Oldukça uzun bir konu, ancak bu Kanun ve Kararname tam olarak neleri içermektedir?

O zaman ve şimdi

Daha önce, mali tablolar Ticaret Odasına hem elektronik olarak hem de kağıt üzerinde yatırılabiliyordu. Hollanda Medeni Kanunu hala büyük ölçüde kağıt üzerinde yatırmaya dayalı hükümleri biliyor. Şu anda, bu yöntem modası geçmiş olarak görülebilir ve aslında bu gelişmenin daha önce ortaya çıkmamış olmasına biraz şaşırdım. Mali tabloların kağıt üzerinde dosyalanmasının, maliyet ve zaman açısından bakıldığında bu belgelerin elektronik olarak dosyalanmasına kıyasla birçok dezavantajı olduğunu hayal etmek zor değil.

Kağıt masraflarını ve yıllık tabloları kağıda döküp Ticaret Odası'na sunmanın ve daha sonra Ticaret Odası'nın bu yazılı belgeleri işlemesi gereken zaman ve maliyetleri düşünün, bir de bu (standart olmayan) mali tabloların bir muhasebeci tarafından hazırlanması veya doğrulanması için gereken zaman ve maliyetlerden hiç bahsetmiyorum bile.

Bu nedenle hükümet, bir veri kataloğuna (Hollanda Taksonomisi) dayalı olarak finansal bilgi ve belgeleri oluşturma ve sunmanın standartlaştırılmış bir elektronik yöntemi olan "SBR" (kısaca: Standart İş Raporu) kullanmayı önerdi. Bu katalog, finansal tabloları oluşturmak için kullanılabilen veri tanımlarını içerir.

SBR yönteminin bir diğer avantajı ise sadece şirket ile Ticaret Odası arasındaki veri alışverişinin basitleştirilmesi değil, aynı zamanda standardizasyon sonucunda üçüncü taraflarla veri alışverişinin de kolaylaşmasıdır. Küçük şirketler 2007'den beri SBR yönteminin kullanımıyla yıllık beyanlarını elektronik olarak gönderebiliyor. Orta ve büyük ölçekli işletmeler için bu olanak 2015 yılında tanıtıldı.

Peki, ne zaman ve kimin için?

Hükümet bu sorunun cevabının tipik bir "boyut meselesi" olduğunu açıkça belirtti. Küçük işletmeler, 2016 mali yılından itibaren mali tablolarını SBR aracılığıyla elektronik olarak sunmak zorunda kalacaklar. Alternatif olarak, mali tabloları kendileri (taslaklayan ve) sunan küçük işletmeler, tabloları 2014'ten beri faaliyette olan ücretsiz bir çevrimiçi hizmet olan "zelf deponeren jaarrekening" hizmeti aracılığıyla yatırma olanağına sahipler.

Bu hizmetin avantajı, “SBR uyumlu” bir yazılım satın almak zorunda kalmamanızdır. Orta ölçekli işletmelerin 2017 mali yılından itibaren mali tablolarını SBR aracılığıyla göndermeleri gerekecektir. Ayrıca bu işletmeler için geçici, alternatif bir çevrimiçi hizmet (“opstellen jaarrekening”) sunulacaktır. Bu hizmet aracılığıyla, orta ölçekli işletmeler mali tablolarını XBRL formatında kendileri hazırlayabilirler. Daha sonra bu tablolar bir çevrimiçi portal (“Digipoort”) aracılığıyla gönderilebilir. Bu, şirketin mutlaka “SBR uyumlu” bir yazılımı hemen satın almak zorunda kalmayacağı anlamına gelir.

Bu hizmet geçici olacak ve 2017'den itibaren beş yıl sonra sona erecek. Büyük işletmeler ve orta ölçekli grup yapıları için henüz mali tablolarını SBR aracılığıyla dosyalama zorunluluğu yok. Bunun nedeni, bu işletmelerin çok karmaşık bir dizi gereklilikle başa çıkmak zorunda olmalarıdır. Beklenti, bu işletmelerin 2019'dan itibaren SBR aracılığıyla dosyalama veya belirli bir Avrupa formatı aracılığıyla dosyalama arasında seçim yapma fırsatına sahip olmalarıdır.

İstisnasız kural yok

Hiçbir istisna yapılmasaydı kural kural olmazdı. İki tane, daha doğrusu. Mali tabloların dosyalanmasıyla ilgili yeni kurallar, Handelsregisterbesluit 2008 (Ticari Sicil Kararı 2008) temelinde, mali belgeleri Ticaret Odasına dosyalamakla yükümlü olan ve kayıtlı ofisi Hollanda dışında bulunan tüzel kişiler ve şirketler için geçerli değildir, bu belgelerin kayıtlı ofisin bulunduğu ülkede açıklanması gerektiği ölçüde ve biçimde.

İkinci istisna, Wft'nin (Mali Denetim Yasası) 1:1 maddesinde tanımlanan ihraççılar ve ihraççının bağlı şirketleri için yapılır, eğer bunlar ihraççı ise. İhraççı, menkul kıymet ihraç etmek isteyen veya ihraç etmeyi amaçlayan herkestir.

Dikkat edilecek diğer noktalar

Yine de hepsi bu kadar değil. Tüzel kişilerin kendilerinin de bazı ek önem yönlerini dikkate alması gerekir. Bu yönlerden biri, tüzel kişinin, aşağıdakilere uygun finansal tabloların dosyalanmasından sorumlu olmaya devam edeceği gerçeğidir: hukuk. Bu, diğerlerinin yanı sıra, finansal tabloların tüzel kişiliğin finansal durumunu yeterince değerlendirebilecek bir bakış açısı yaratabilmesi gerektiği anlamına gelir.

Bu nedenle her şirkete, finansal tablolardaki verileri dosyalanmadan önce her zaman dikkatlice kontrol etmelerini tavsiye ediyorum. Son olarak, beyanları öngörülen şekilde dosyalamayı reddetmenin Wet op de Economische Delicten (Ekonomik Suç Yasası) temelinde bir suç teşkil edeceğine dikkat edin. Oldukça uygun bir şekilde, SBR yöntemiyle oluşturulan finansal tabloların, hissedarlar kurulu tarafından bu beyanları oluşturmak için kullanılabileceği doğrulandı. Bu hesaplar ayrıca Hollanda Medeni Kanunu'nun 2:393. maddesi uyarınca bir muhasebeci tarafından denetime tabi tutulabilir.

Sonuç

Ticari kayıtlarda elektronik dosyalama ve ilgili Karar ile ilgili Kanunun yürürlüğe girmesiyle, hükümet güzel bir ilerleme kaydetti. Sonuç olarak, şirket istisnalardan birinin kapsamına girmediği sürece, küçük ve orta ölçekli işletmelerin, 2016 ve 2017 yıllarından itibaren finansal tablolarını elektronik olarak yatırmaları zorunlu hale gelecektir. Avantajları çoktur. Yine de, tüm şirketlere, nihai sorumluluk hâlâ dosyalamak zorunda olan şirketlerin kendilerine ait olduğu ve şirket yöneticisi olarak, kesinlikle sonuçlarla uğraşmak istemediğiniz için fikirlerini sürdürmelerini tavsiye ediyorum.

İletişim

Bu makaleyi okuduktan sonra herhangi bir sorunuz veya yorumunuz olursa, avukat Bay Ruby van Kersbergen ile iletişime geçmekten çekinmeyin. Law & More üzerinden [e-posta korumalı] veya avukat Bay Tom Meevis Law & More üzerinden [e-posta korumalı] veya bizi +31 (0)40-3690680 numaralı telefondan arayın.