Hollanda yasaları kapsamında kurumsal yönetim çerçevesi

Kurumsal yönetim çerçevesi, şirketinizde kimin neye karar verdiğini, kimin denetlediğini ve yöneticilerin kararlarından nasıl sorumlu tutulduğunu belirleyen kurallar bütünüdür. Hollanda'da bu çerçevenin büyük bir kısmı Hollanda Medeni Kanunu'nun (Burgerlijk Wetboek, BW) 2. Kitabında kanunla belirlenmiştir; Hollanda Kurumsal Yönetim Kanunu ise yalnızca borsada işlem gören şirketler için bağlayıcı "uyun veya açıklayın" kuralları ekler.

Özel bir şirket (bv) için çerçeve esas olarak ana sözleşme, hissedarlar sözleşmesi ve birkaç iç kuraldan oluşur. Halka açık veya büyük bir şirket için ise denetim yapısı, komiteler ve kapsamlı raporlama yükümlülükleri de buna dahildir. Aşağıda yasal yapı taşlarını, yapabileceğiniz seçimleri ve işlevsel bir çerçeve oluşturmak için atılacak adımları açıklıyoruz.

Yönetişim çerçevesi neden önemlidir?

Net bir çerçeve, yetki konusunda anlaşmazlıkları önler ve yöneticileri sorumluluktan korur. Ayrıca yatırımcılara, bankalara ve düzenleyicilere kararların özenle alındığını gösterir.

Hollanda yasalarına göre, yöneticilerin görevlerini düzgün bir şekilde yerine getirmeleri gerekir (Madde 2:9 BW). Bir karar yanlış çıkarsa, yöneticinin gerekli özeni gösterip göstermediği, doğru bilgileri dikkate alıp almadığı ve iç kurallara uyup uymadığı sorusu ortaya çıkar. Kimin neye ve hangi temelde karar verdiğini kaydeden bir çerçeve, bunun böyle olduğunun en iyi kanıtıdır.

Ayrıca yaygın bir çatışma kaynağını da önler. Birçok hissedar anlaşmazlığında, temel sorun kötü bir karar değil, bu kararı kimin almasına izin verildiği konusundaki belirsizliktir. Yetki, onay ve bilgiye ilişkin net kurallar bu belirsizliği önler.

Hollanda yasaları şirket menfaatleri konusunda ne diyor?

Yönetim kurulu üyeleri, şirketin ve işinin menfaatleri doğrultusunda hareket etmelidir (vennootschappelijk belang). Bu, yalnızca hissedarların menfaatleri ile sınırlı değildir.

Yüksek Mahkeme (Hoge Raad), Cancun kararında (ECLI:NL:HR:2014:797), yöneticilerin hissedarlar, çalışanlar ve alacaklılar gibi şirkette yer alan tüm paydaşların çıkarlarını dikkate almaları gerektiğini teyit etmiştir. Yöneticiler, şirket çıkarlarına hizmet ederken, bu paydaşlara gereksiz veya orantısız bir şekilde zarar vermekten kaçınmalıdır.

Bu paydaş modeli, Hollanda şirketler hukukunun temelini oluşturmaktadır. İşçi temsilciler kurulunun neden gerçek bir etkiye sahip olduğunu, büyük bir şirketteki denetim kurulunun neden çalışanların çıkarlarını da dikkate alması gerektiğini ve Hollanda Kurumsal Yönetim Kanunu'nun neden kısa vadeli hissedar getirisi yerine uzun vadeli değer yaratmaya atıfta bulunduğunu açıklamaktadır.

Tek katlı mı yoksa iki katlı mı tahta: hangi yapı daha uygun?

Hollanda yasaları her ikisine de izin vermektedir. İki kademeli bir yapıda, yönetim kurulu şirketi yönetir ve ayrı bir denetim kurulu (raad van commissarissen) şirketi denetler; tek kademeli bir yapıda ise icra ve icra dışı direktörler tek bir kurulda birlikte yer alırlar.

İki katlı tahta

İki kademeli yönetim kurulu, geleneksel Hollanda modelidir. Yönetim kurulu (bestuur) şirketi yönetir. Denetleme kurulu ise yönetimi ve genel işleyişi denetler ve yönetim kuruluna tavsiyelerde bulunur.

Denetim kurulu üyeleri de şirketin çıkarlarını gözetmelidir. Onlar, kendilerini atayan hissedarların temsilcileri değildir. Görevleri bağımsız olarak denetim yapmak, eleştirel sorular sormak ve doğru bilgi sahibi olmaktır.

Tek katmanlı tahta

1 Ocak 2013'ten itibaren bir limited şirket (bv) veya anonim şirket (nv), tek kademeli bir yönetim kurulu seçeneğini tercih edebilir (Madde 2:129a ve Madde 2:239a BW). İcra direktörleri şirketi yönetir; icra dışı direktörler ise denetler.

Yasa, tek kademeli yönetim kurulunun başkanının icra yetkisi olmayan bir yönetici olmasını ve görev dağılımının esas sözleşmede veya yönetim kurulu kurallarında kayıt altına alınmasını gerektirir. Tek kademeli model, bu modele aşina olan uluslararası gruplar tarafından sıklıkla tercih edilir, ancak bilgi ve sorumluluk konusunda net anlaşmalar gerektirir. Prensip olarak tüm yöneticiler kolektif sorumluluğu paylaşır; bu da icra yetkisi olmayan yöneticiler için görevlerin doğru bir şekilde bölünmesini önemli kılar.

Denetim yapısı ne zaman zorunludur?

Özel şirketlerin çoğunda denetim kurulu isteğe bağlıdır. Büyük şirket rejimi (yapısal rejim) kapsamında, bir şirket üç yıl üst üste yasal kriterleri karşıladığında zorunlu hale gelir.

Bu kriterler kısaca şunlardır: yasal eşiğin üzerinde çıkarılmış sermaye ve rezervler, yasal bir yükümlülük altında kurulmuş bir işçi temsilciliği ve Hollanda'da en az 100 çalışan (Madde 2:153 ve 2:263 BW). Bu rejim kapsamındaki bir şirketin, benzer yetkilere sahip bir denetim kurulu veya tek kademeli bir kurulu olmalıdır. Denetim kurulu, tam rejimde olduğu gibi, yöneticileri atama ve görevden alma gibi yetkiler kazanır ve işçi temsilciliği, denetim kurulunun üçte birini önerme hakkına sahip olur. Bazı uluslararası gruplar için istisnalar ve hafifletilmiş bir rejim mevcuttur.

Kim neye karar veriyor: hissedarlar, yönetim kurulu ve denetim kurulu?

Genel kurul (algemene vergadering) yöneticileri atar ve görevden alır, yıllık hesapları onaylar ve esas sözleşmede yapılacak değişikliklere karar verir. Yönetim kurulu şirketi yönetir ve temsil eder.

Bir limited şirket için genel kurul, mali yılın bitiminden itibaren altı ay içinde olmak üzere yılda en az bir kez yapılmalıdır (Madde 2:218 BW). Ana sözleşme, genel kurula yönetim kuruluna talimat verme yetkisi verebilir. Yönetim kurulu, şirket çıkarlarıyla çelişmedikçe bu talimatlara uymak zorundadır (Madde 2:239(4) BW).

Çoğu çerçeve, genel kurulun veya denetleme kurulunun önceden onayını gerektiren kararların bir listesini ekler. Örnekler arasında belirli bir miktarın üzerindeki satın almalar, önemli miktarda borçlanma, yeni pazarlara girme ve üst düzey yöneticilerin atanması yer alır. Bu onay hakları şirket içinde geçerlidir. Üçüncü şahıslara karşı, şirketi temsil etme yetkisine sahip bir yönetici, genellikle şirket içi onay olmaksızın bile şirketi bağlayabilir (Madde 2:240(3) BW). Hissedarlar sözleşmesi hakkındaki makalemiz , hissedarların kendi aralarındaki diğer düzenlemeleri nasıl kaydedebileceklerini açıklamaktadır.

Karar alma haklarını nasıl kayıt altına alıyorsunuz?

Temel kuralları ana sözleşmeye, detayları ise yönetim kurulu tüzüğüne ve onay matrisine koyun. Bu, ana sözleşmenin istikrarlı kalmasını sağlarken, günlük kurallar da ayarlanabilir.

Pratik bir onay matrisi, karar türüne göre, kimin hazırlayacağını, kimin karar vereceğini ve kimin onaylaması gerektiğini, parasal eşikleri ve ortak imza kurallarını belirler. Ayrıca, çıkar çatışmalarının nasıl ele alındığını ve kararların nasıl tutanağa geçirildiğini de kaydeder. Tutanaklar ve karar notları, yönetim kurulunun özenle hareket ettiğine dair daha sonraki kanıtlarınız olacaktır.

Yöneticilerin görevleri nelerdir?

Yönetim kurulu üyeleri görevlerini düzgün bir şekilde yerine getirmeli, şirket çıkarları doğrultusunda hareket etmeli ve kişisel çıkarlarıyla çelişen kararlara karışmamalıdır. Bu yükümlülüklerin ihlali kişisel sorumluluğa yol açabilir.

Çıkar çatışmaları

Şirket çıkarlarıyla çelişen doğrudan veya dolaylı kişisel çıkarı olan bir yönetici, görüşmelere ve karar alma süreçlerine katılamaz (Madde 2:129(6) ve Madde 2:239(6) BW). Sonuç olarak bir yönetim kurulu kararı alınamazsa, denetim kurulu karar verir veya denetim kurulu yoksa, esas sözleşmede aksi belirtilmedikçe genel kurul karar alır.

Yöneticinin kendi şirketi veya büyük hissedar gibi ilişkili taraflarla yapılan işlemler ayrı bir prosedür gerektirir. Çıkar beyanını kimin yaptığı, kararı kimin verdiği ve hangi şartlarda verdiği kaydedilmelidir. Halka açık şirketler için yasa, önemli ilişkili taraf işlemlerine ilişkin özel kurallar ekler.

Yöneticilerin sorumluluğu

Bir yönetici, ancak görevlerini uygunsuz şekilde yerine getirmekten ciddi şekilde suçlanabiliyorsa şirkete karşı sorumludur. Üçüncü şahıslara karşı ve iflas durumunda daha katı kurallar uygulanabilir.

İflas durumunda, yöneticilerin görevlerini açıkça usulsüz yerine getirmeleri halinde, oluşan açık için müşterek olarak sorumlu tutulabilirler ve bu, iflasın önemli bir nedenidir (Madde 2:248 BW). Düzgün muhasebe kayıtlarının tutulmaması veya yıllık hesapların zamanında sunulmaması, görevlerin usulsüz yerine getirildiğine dair yasal bir varsayım oluşturur. Özel bir şirket, ancak yönetim kurulunun onaylaması halinde hissedarlara dağıtım yapabilir ve şirket daha sonra borçlarını ödemeye devam edebilir (Madde 2:216 BW). Yöneticilerin sorumluluğu ve şirketler hukuku kapsamındaki finansal güvenlik hakkındaki makalelerimiz bu riskleri daha ayrıntılı olarak ele almaktadır.

İyi bir çerçeve bu riskleri azaltır. Yönetim kurulunun hangi bilgilere sahip olduğunu, risklerin nasıl değerlendirildiğini ve kararı kimin onayladığını belgeler. Genel kurul tarafından verilen bir ibra (yükümlülükten kurtulma) ve yönetim kurulu üyeleri ile yöneticilerin sigortası ek koruma sağlayabilir, ancak bu da belirli sınırlar dahilindedir.

Risk yönetimi ve iç denetimi nasıl organize edersiniz?

Yönetim kurulu, başlıca riskleri belirlemek ve bunları kabul edilebilir sınırlar içinde tutacak kontrollerden sorumludur. Bu süreç, denetleme kurulu veya bağımsız yönetim kurulu üyeleri tarafından denetlenir.

Birçok şirket, iç kontrol için COSO, risk yönetimi için ISO 31000 ve güvence için üç hatlı model gibi tanınmış modeller kullanmaktadır. Bu modelde, yönetim riskleri sahiplenir ve yönetir, bir risk veya uyumluluk fonksiyonu politika belirler ve zorluklarla karşılaşır, iç denetim ise yönetim kuruluna bağımsız güvence sağlar.

Daha küçük bir şirket için daha basit bir sistem işe yarar: ödemeler için görev ayrımı, belirli bir miktarın üzerinde dört göz ilkesi, aylık mali kapanış ve sahiplerle birlikte kısa bir risk kaydı. Önemli olan nokta, yönetim kurulunun ana riskleri bildiğini ve bunlara göre hareket ettiğini gösterebilmesidir.

Dürüstlük ve ihbar mekanizmasını sağlamak için ne gibi düzenlemeler yapmalısınız?

50 veya daha fazla çalışanı olan işverenlerin, İhbarcıları Koruma Yasası (Wet bescherming klokkenluiders) uyarınca şüpheli usulsüzlükler için dahili bir bildirim prosedürüne sahip olmaları gerekmektedir. Bildirimde bulunanlar misillemeye karşı korunmaktadır.

Davranış kuralları, çıkar çatışmaları, hediyeler ve rüşvetle mücadele konularında kuralları belirler. Bir ihbar kanalı ancak insanlar ona güvenirse işe yarar. Bu da gizli bir işlem, net bir soruşturma prosedürü ve ihbarları ve çıkarılan dersleri takip eden bir kurul veya komite gerektirir.

İşçi temsilciler kurulu ve diğer paydaşların rolü nedir?

Hollanda'da 50 veya daha fazla çalışanı olan bir şirket, İşyeri Konseyleri Yasası (Wet op de ondernemingsraden, WOR) uyarınca bir işyeri konseyi (ondernemingsraad) kurmak zorundadır. İşyeri konseyinin önemli ekonomik kararlar konusunda danışılma hakkı ve önemli istihdam kuralları konusunda onay verme hakkı vardır.

Danışma hakkı, kontrolün devri, yeniden yapılanma, önemli bir yatırım veya bir yöneticinin atanması veya görevden alınması gibi kararları kapsar (WOR Madde 25 ve Madde 30). Danışma, kararı etkileyebilecek bir aşamada talep edilmelidir. Onay hakkı ise emeklilik, çalışma saatleri ve personel izleme sistemleri gibi düzenlemeleri kapsar (WOR Madde 27). Bu hakları, sonradan akla gelen bir şey olarak değil, kararların planlanmasına dahil edin.

Hissedarlar haklarını genel kurul toplantısında kullanırlar. Halka açık şirketler ayrıca yatırımcılarla da diyalog halindedir. Bankalar ve diğer finans kuruluşları genellikle kredi dokümantasyonu kapsamında bilgi edinme ve onay verme yetkisine sahiptir ve bu durum onay matrisine yansıtılmalıdır.

Hangi raporlama yükümlülükleri geçerlidir?

Her anonim şirket (bv ve nv) yıllık hesaplarını ve büyüklüğüne bağlı olarak bir yönetim raporunu hazırlayıp Ticaret Odası'na (KvK) sunmak zorundadır. Daha büyük şirketlerin ayrıca hesaplarını denetlettirmeleri de gerekmektedir.

Anonim şirketlerde, yönetim kurulu mali yılın bitiminden itibaren beş ay içinde yıllık hesapları hazırlar; genel kurul bu süreyi beş aya kadar uzatabilir (Madde 2:210 BW). Kabul edildikten sonra, hesaplar sekiz gün içinde ve her durumda mali yılın bitiminden itibaren on iki ay içinde KvK'ya (Ticaret ve Ticaret Bakanlığı) sunulmalıdır. Geç sunum para cezasına ve iflas durumunda yukarıda belirtilen usulsüz yönetim varsayımına yol açabilir.

AB Kurumsal Sürdürülebilirlik Raporlama Direktifi (CSRD) kapsamındaki sürdürülebilirlik raporlaması, büyük ve borsada işlem gören şirketler için geçerlidir. Kapsamı ve zaman çizelgesi AB tarafından 2025 yılında değiştirilmiştir, bu nedenle şirketinizin bu kapsamda olup olmadığını ve ne zaman geçerli olacağını kontrol edin.

Hollanda Kurumsal Yönetim Kanunu ne zaman uygulanır?

Bu Kod, merkezi Hollanda'da bulunan borsada işlem gören şirketler için geçerlidir. Şirketler, yönetim raporlarında bu kodun ilkelerine ve en iyi uygulama hükümlerine uyup uymadıklarını belirtmeli ve herhangi bir sapmayı açıklamalıdır.

Bu “uyun veya açıklayın” yükümlülüğü, BW 2:391 maddesi ve yönetim raporunun içeriğine ilişkin ilgili kararname ile yasal bir temele oturtulmuştur. Kodun mevcut versiyonu Aralık 2022 tarihli olup, sürdürülebilir uzun vadeli değer yaratımına, çeşitliliğe ve şirket kültürüne daha fazla önem vermektedir. Kurumsal Yönetim İzleme Komitesi, şirketlerin bunu nasıl uyguladığına dair raporlar sunmaktadır.

Halka açık olmayan şirketler bu Etik Kurallarına bağlı değildir, ancak birçoğu örneğin yatırımcılara hazırlanırken veya satış yaparken bu kuralları referans olarak kullanır. Kuralların tamamını kopyalamak yerine, kendi büyüklüğünüze uygun unsurları seçin.

Yönetim kurulunda çeşitlilik

1 Ocak 2022'den itibaren, borsada işlem gören bir Nevada eyaletinin denetleme kurulunun en az üçte birinin erkek ve en az üçte birinin kadın olması gerekmektedir. Bu şartı sağlamayan bir atama geçersizdir.

Büyük anonim şirketler ve limited şirketler, yönetim kurullarında, denetim kurullarında ve üst düzey yönetimde cinsiyet dengesi için uygun ve iddialı hedefler belirlemeli, bu hedeflere ulaşmak için bir plan hazırlamalı ve bu konuda her yıl Sosyal ve Ekonomik Konsey'e (SER) rapor sunmalıdır.

AB kurallarından hangileri yönetişimi etkiliyor?

Hollanda şirketler hukukunun yanı sıra, çeşitli AB kuralları da sorumlulukları doğrudan yönetim kuruluna yüklemektedir. Bunların en önemlileri veri koruma, siber güvenlik ve yapay zekâ ile ilgilidir.

• Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR), şirketin uyumluluğu gösterebilmesini, belirli durumlarda bir veri koruma görevlisi atamasını ve veri ihlallerini 72 saat içinde Hollanda Veri Koruma Kurumu'na (Autoriteit Persoonsgegevens) bildirmesini gerektirmektedir.
• Hollanda'da Siber Güvenlik Yasası (Cyberbeveiligingswet) aracılığıyla uygulanan NIS2 Direktifi, kapsam dahilindeki kuruluşların yönetim organının onayladığı ve denetlediği siber güvenlik önlemlerini almasını gerektirmektedir.
• 1 Ağustos 2024'te yürürlüğe giren ve aşamalar halinde uygulanan AB Yapay Zeka Yasası, risk seviyesine bağlı olarak yapay zeka sistemleri geliştiren veya kullanan şirketler için yükümlülükler belirlemektedir.

Bu alanların her birinden sorumlu olacak bir yönetim kurulu üyesi belirleyin ve yönetim kurulunun düzenli raporlar almasını sağlayın.

Şirketinizin ihtiyaçlarına uygun yönetişim modelini nasıl oluşturursunuz?

Çerçeveyi orantılı tutun. Yeni kurulan bir şirket net karar alma yetkilerine ve temel kontrollere ihtiyaç duyar; yabancı iştirakleri olan bir grup ise yerel eklemelerle ortak bir temele ihtiyaç duyar.

Küçük şirketler, hızla büyüyen şirketler ve aile işletmeleri

Daha küçük şirketler için temel unsurlar, yetki dağılımının net olması, basit finansal kontroller ve hissedarlara şeffaf raporlama yapılmasıdır. Danışma kurulu, yatırımcılar katılmadan önce bağımsız denetim yolunda atılacak ilk adım olabilir.

Aile şirketlerinde yönetim, aile ile şirket arasındaki ilişkiyi de kapsar: işletmede kimlerin çalışabileceği, haleflerin nasıl seçileceği ve hangi temettü ve çıkış kurallarının uygulanacağı. Bunların erken aşamada kayıt altına alınması, daha sonra aile kolları arasında yaşanabilecek çatışmaları önler.

Gruplar ve sınır ötesi operasyonlar

Bir grupta, ana şirket temel politikaları ve saklı tutulan konuları belirler. Her bir bağlı şirketin yönetim kurulu yine de kendi şirketinin çıkarları doğrultusunda hareket etmek zorundadır.

Bu gerilim pratikte önem taşır. Örneğin, ana şirketten gelen ve iştirake zarar veren, varlıkları iştirakten çıkarmayı içeren bir talimat, iştirakin yöneticilerini sorumluluk altına sokabilir. Yöneticilerin, imza yetkililerinin ve dosyalama tarihlerinin yer aldığı merkezi bir kuruluş kaydı tutun ve yerel yönetim kurullarının gerçekten toplanıp karar vermesini sağlayın.

Vakıflar ve dernekler

1 Temmuz 2021'den itibaren, Tüzel Kişilerin Yönetimi ve Denetimi Kanunu (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen, WBTR), vakıflar ve dernekler için de görevler, çıkar çatışmaları ve sorumluluklar konusunda benzer kurallar uygulamaya başlamıştır.

Yönetişim çerçevesini adım adım nasıl oluşturursunuz?

Öncelikle yasal yapıyı ve yetki dağılımını belirleyin, ardından risk yönetimi, raporlama ve incelemeyi ekleyin. Her adımı belgeleyin.

• Hukuki yapıyı haritalandırın: tüzel kişilikler, şirket esas sözleşmesi, hissedarlar sözleşmesi ve büyük şirket rejimi gibi geçerli olan tüm yasal düzenlemeler.
• Yetki dağılımı: yönetim kurulu yapısı, yetki alanı dışındaki konular, onay matrisi ve imza kuralları.
• Temel politikaları benimseyin: davranış kuralları, çıkar çatışmaları, ihbar mekanizması, gizlilik ve siber güvenlik.
• Risk yönetimi ve iç kontrol sistemini kurun, sorumluluklarını üstlenen kişileri belirleyin ve yönetim kuruluna düzenli raporlar sunun.
• Plan raporlaması: yıllık hesaplar, dosyalama süreleri ve ilgili durumlarda sürdürülebilirlik raporlaması.
• Yönetici ve müdürleri eğitin ve çerçeveyi her yıl ve her önemli olaydan sonra gözden geçirin.

Hangi hatalardan kaçınmalısınız?

En yaygın sorun, yalnızca kağıt üzerinde var olan bir çerçevedir. Uyulmayan kurallar daha sonra yönetim kurulu aleyhine kullanılabilir.

Sık yapılan diğer hatalar arasında belirsiz karar alma yetkileri, kimsenin kontrol etmediği esas sözleşmedeki onay şartları, tutanak tutulmayan yönetim kurulu toplantıları, beyan edilmeyen çıkar çatışmaları ve karar alındıktan sonra unutulan işçi temsilciliği hakları yer almaktadır. Bunların her biri hissedarlarla anlaşmazlığa, karara itiraza veya tazminat taleplerine yol açabilir.

Özetle

• Kurumsal yönetim çerçevesi, kimin karar vereceğini, kimin denetleyeceğini ve yöneticilerin kararlarından nasıl sorumlu tutulacağını belirler.
• Hollanda'da temel kurallar 2. Kitap BW'de yer almaktadır; Hollanda Kurumsal Yönetim Kodu, borsada işlem gören şirketler için "uyun veya açıklayın" esasına göre uygulanır.
• Yönetim kurulu üyeleri, çalışanların, alacaklıların ve diğer paydaşların çıkarları da dahil olmak üzere şirketin çıkarları doğrultusunda hareket etmelidir.
• İki kademeli veya tek kademeli yönetim kurulu arasında seçim yapabilirsiniz; büyük şirketlerde denetim zorunludur.
• Yetkiyi tüzükte, yönetim kurulu kurallarında ve onay matrisinde kaydedin ve zamanında işçi temsilciler kurulunu sürece dahil edin.

Yasal düzenlemeler Hollanda Medeni Kanunu'nun 2. Kitabında bulunabilir.

Sık Sorulan Sorular

Law & More Hollandalı ve uluslararası şirketlere yönetim kurulu yapıları, esas sözleşmeler, onay kuralları ve yöneticilerin görevleri konularında danışmanlık hizmeti veriyoruz. kurumsal hukuk ekibiDurumunuzdan emin değil misiniz? Bize durumunuzu anlatın. Size seçeneklerinizi bir iş günü içinde bildireceğiz.