Hollanda Ticaret Sicili (KvK): Kimler kayıt yaptırmalı ve nasıl işliyor?

Hollanda'daki hemen hemen her işletmenin, Hollanda Ticaret Odası (Kamer van Koophandel, KvK) tarafından tutulan Hollanda Ticaret Siciline (Handelsregister) kayıtlı olması gerekir. Kayıt, işe başlama tarihinden en erken bir hafta önce ve en geç bir hafta sonra yapılır; bir BV veya NV, onu kuran noter tarafından tescil edilir.

Kayıt, işletmenize faturalarda, sözleşmelerde ve web sitenizde kullanacağınız bir KvK numarası kazandırır. Sicil, kim olduğunuzu, ne yaptığınızı ve sizin adınıza kimin imza atabileceğini kaydeder ve bu bilgilerin çoğu kamuya açıktır. Sicilde yazılanlara güvenen işletmeler kanunla korunmaktadır, bu nedenle kaydınızın doğru olması önemlidir.

Hollanda ticaret siciline kimlerin kayıt yaptırması gerekiyor?

Hollanda'da faaliyet gösteren her işletme ve her Hollanda tüzel kişiliği kayıt altına alınmalıdır. Kurallar, 2007 tarihli Ticaret Sicili Kanunu (Handelsregisterwet 2007) ve 2008 tarihli Ticaret Sicili Kararnamesi'nde (Handelsregisterbesluit 2008) yer almaktadır.

Bu yükümlülük, şahıs işletmeleri (eenmanszaak), genel ortaklık (vennootschap onder firma, VOF), sınırlı ortaklık (commanditaire vennootschap, CV) ve profesyonel ortaklık (maatschap) gibi ortaklıklar için geçerlidir. Ayrıca, özel limited şirket (besloten vennootschap, BV), anonim şirket (naamloze vennootschap, NV), vakıflar, tam ehliyetli dernekler ve kooperatifler gibi tüzel kişiler için de geçerlidir. Hollanda'da şubesi bulunan yabancı bir şirketin de bu şubesini kaydettirmesi gerekmektedir.

Bir işletme yürütüp yürütmediğiniz bir olgu meselesidir. KvK, mal veya hizmetleri bağımsız olarak, kar amacı güderek ve bir hobinin ötesine geçen bir ölçekte sunup sunmadığınızı inceler. Birkaç müşteri için çalışan ve fatura gönderen bir serbest çalışan (zzp'er) neredeyse her zaman kayıt yaptırmak zorundadır. Kişisel koleksiyonundan ara sıra birkaç eşya satan biri genellikle kayıt yaptırmak zorunda değildir.

Gerektiği halde kayıt yaptırmamak, Ekonomik Suçlar Yasası (Wet op de economische delicten) uyarınca ekonomik bir suçtur. Uygulamada, daha acil sorun, bankaların, müşterilerin ve Vergi ve Gümrük İdaresi'nin (Belastingdienst) kayıtsız bir işletmeyle işlem yapmayacak olmasıdır.

Ne zaman ve nasıl kayıt yaptırıyorsunuz?

İşletmenizin faaliyete başlamasından bir hafta önce başlayıp faaliyete başlamasından bir hafta sonrasına kadar kayıt yaptırabilirsiniz. Kayıt şekli, işletmenizin yasal biçimine bağlıdır: şahıs işletmesi veya ortaklık KvK'ya (Ticaret ve Ticaret Odası) kayıt yaptırırken, BV (Brezilya Şirketi) veya NV (Kar Amacı Gütmeyen Şirket) ise noter tarafından kayıt ettirilir.

Tek kişilik işletme veya ortaklık kaydı

Tek şahıs işletmesi, VOF, CV veya maatschap için öncelikle KvK web sitesindeki çevrimiçi kayıt formunu doldurmanız gerekir. Ardından bir KvK ofisinden randevu alıp geçerli bir kimlik belgesiyle şahsen oraya gitmeniz gerekir. Çoğu durumda, bu randevu olmadan kaydınızı tamamlayamazsınız; KvK yalnızca bazı kayıtları tamamen çevrimiçi olarak gerçekleştirir. Randevuda, bir KvK yetkilisi bilgilerinizi kontrol eder ve işletmeyi sicile kaydeder. KvK numaranızı hemen alırsınız.

Formda iş faaliyetlerinizi açıklarken, bir ticari isim (handelsnaam) seçin ve iş adresinizi belirtin. Bölgenizde ve sektörünüzde benzer bir ismin zaten kullanımda olup olmadığını önceden sicilden kontrol edin. Ticari İsimler Yasası (Handelsnaamwet) uyarınca, halkın kafasını karıştırabilecek kadar mevcut bir isme çok benzeyen bir ticari isim kullanamazsınız. KvK'ya kayıt, KvK'nın isminizi bu amaçla onayladığı anlamına gelmez.

Bir VOF'ta (Ortaklık Girişimi), tüm ortaklar birlikte kayıt yaptırır ve her ortak, Hollanda Ticaret Kanunu'nun (Wetboek van Koophandel) 18. maddesi uyarınca ortaklığın borçlarından müşterek ve müteselsil olarak sorumludur. Hollanda'daki bir genel ortaklıktan ayrılma hakkındaki makalemiz , bir ortağın ayrılmak istemesi durumunda bunun ne anlama geldiğini açıklamaktadır.

Noter aracılığıyla bir BV veya NV'nin tescili

Bir BV veya NV, noter onaylı bir kuruluş senedi ile kurulur. Senedi düzenleyen noter (notaris) genellikle KvK'daki kayıt işlemlerini de üstlenir. Şirket için ayrı bir KvK randevusuna gerek yoktur.

Kayıt, yöneticiler için bir formalite değildir. Hollanda Medeni Kanunu'nun (Burgerlijk Wetboek, BW) 2:180(2) maddesi uyarınca, bir BV'nin her yöneticisi, şirketin tescilinden önceki dönemde şirketi bağlayan hukuki işlemlerden şirketle birlikte müteselsil olarak sorumludur. BW'nin 2:69 maddesi, NV için de benzer bir kural içermektedir. En güvenli yol, şirketin tescil edilmesini beklemektir. Hollanda BV'lerinin yöneticilerinin ne zaman şahsen sorumlu oldukları hakkında daha fazla bilgi edinin.

Eğer Hollanda'da yaşamıyorsanız

Tek şahıs işletmesi sahibi veya yönetici olarak kayıt olmak için bir vatandaşlık hizmet numarasına (burgerservicenummer, BSN) ihtiyacınız vardır. Hollanda'da yaşıyorsanız, belediyenize kayıt yaptırdığınızda bu numarayı alırsınız. Yurtdışında yaşıyorsanız veya dört aydan daha kısa süre kalıyorsanız, Yerleşik Olmayanlar Kayıt Veritabanına (Registratie Niet-ingezetenen, RNI) kayıt olabilir ve bu şekilde bir BSN alabilirsiniz.

Yurt dışında yaşıyorsanız, KvK sizden ikamet ettiğiniz ülkenin nüfus kayıtlarından adresinizi gösteren aslına uygun bir belge getirmenizi ister. AB dışında yaşıyorsanız, bu belgenin randevunuzdan önce tasdik edilmesi de gerekmektedir.

KvK'ya kayıt olmak size Hollanda'da yaşama veya çalışma hakkı vermez. AB, AEA ve İsviçre vatandaşlarının oturma iznine ihtiyacı yoktur ve serbest meslek sahibi girişimciler de dahil olmak üzere burada serbestçe çalışabilirler. Diğer ülke vatandaşlarının genellikle Göçmenlik ve Vatandaşlık Hizmetleri'nden (IND) serbest meslek sahibi oturma izni (verblijfsvergunning zelfstandige) almaları gerekir . Hollanda Girişimcilik Ajansı (RVO), başvurunuzu kişisel deneyiminiz, iş planınız ve Hollanda için katma değeriniz üzerinden değerlendirir. KvK kaydı şartlardan biridir. Amerika Birleşik Devletleri ve Japonya vatandaşları, farklı koşullara sahip özel ticaret anlaşmalarına güvenebilirler.

Yabancı girişimciler, Kara Para Aklama ve Terörizmin Finansmanıyla Mücadele Yasası (WWFT) kapsamında sıkı müşteri durum tespiti kuralları uygulayan bankalardan daha fazla soruyla karşılaşmayı beklemelidir. Yabancı hissedarlarla Hollanda'da bir BV kurma rehberimiz , adımları daha ayrıntılı olarak ele almaktadır.

Sicilde hangi bilgiler yer alıyor ve bunlardan hangileri kamuya açık?

Sicil, işletmenin kimliğini, yasal biçimini, adresini ve faaliyetlerini, ayrıca işletmeyi yöneten ve temsil eden kişileri kaydeder. Bunların çoğu kamuya açıktır, ancak kayıtlı kişilerin ev adresleri gizlidir.

Kayıt defterinde her işletme için, diğer bilgilerin yanı sıra, aşağıdaki ayrıntılar yer almaktadır:

• KvK numarası sekiz hanelidir ve her işletme için ayrı bir on iki haneli şube numarası (vestigingsnummer) bulunur; tüzel kişilerin ayrıca Belastingdienst'in kullandığı bir RSIN numarası da vardır;
• Ticari unvanlar, yasal biçim ve başlangıç ​​tarihi;
• İş adresi ve farklıysa posta adresi;
• Faaliyetlerin ve bunlara karşılık gelen SBI kodlarının açıklaması;
• çalışan sayısı;
• Yönetim kurulu üyeleri, ortaklar ve diğer yetkililer ile yetkili temsilciler (procuratiehouders) ve bunların yetkilerine ilişkin sınırlamalar.

1 Ocak 2022'den itibaren, yöneticiler gibi sicilde kayıtlı kişilerin ev adresleri artık kamuya açık olarak görünmüyor. Evden çalışan bir şahıs işletmesi sahibi için ev adresi aynı zamanda iş adresi olduğundan kamuya açıktır. Şahıs işletmesi sahibi, belirli durumlarda, örneğin ayrı bir posta adresi kullanarak veya somut bir tehdit göstererek adresini gizleyebilir.

Kamuya açık kayıtlar aynı zamanda kötüye kullanıma da açık. İşletmeler düzenli olarak resmi KvK faturalarına benzeyen ancak ticari bir rehberde yer alma teklifi sunan özel şirketlerden gelen mektuplar veya e-postalar alıyor. KvK, bir rehbere kayıt için ödeme talebi göndermez, bu nedenle ödeme yapmadan önce göndereni kontrol edin. Ayrıca KvK'dan, kayıtlı bilgilerinizに基づいて posta yoluyla veya kapıdan kapıya ziyaretlerle istenmeyen doğrudan pazarlama mesajları almak istemediğinizi belirten bir posta göndermeme göstergesi kaydetmesini de isteyebilirsiniz.

Kayıt işleminin hukuki önemi nedir?

Üçüncü şahıslar sicilde yazılanlara güvenebilirler. Kaydedilmesi gereken bir gerçeği kaydetmemiş bir işletme, kural olarak, bu gerçeği bilmeyen birine karşı ileri süremez.

Bu, 2007 Ticaret Sicili Kanunu'nun 25 ve 26. maddelerinde belirtilen sicilin kamuya açık etkisidir. Diyelim ki bir yönetici görevden alındı, ancak bu değişiklik Ticaret Siciline bildirilmedi. Sicile dayanarak bu eski yöneticiyle sözleşme imzalayan bir tedarikçi, prensip olarak şirketi bu sözleşmeye bağlı kalmaya zorlayabilir. Aynı durum yetkili temsilcinin yetkisine getirilen sınırlamalar için de geçerlidir. Bu sınırlamalar kayıt altına alınmazsa, şirket genellikle bunlardan habersiz olan bir karşı tarafa karşı bunları ileri süremez.

Kayıt işlemi, dış dünyaya ne göstermeniz gerektiğini de belirler. 2008 Ticaret Sicili Kararnamesi uyarınca, KvK numaranız mektuplarınızda, sipariş onaylarınızda ve faturalarınızda yer almalıdır. Çevrimiçi satış yapıyorsanız, BW Madde 3:15d uyarınca web sitenizde de ticaret sicil numaranızın gösterilmesi gerekmektedir. Bir BV veya NV şirketinin ayrıca tam adını, yasal biçimini ve kayıtlı adresini belirtmesi gerekir.

Karşı taraflarınız için, sicil, kiminle iş yaptıklarını kontrol etmek için ilk yerdir. Bir kayıt, bir işletmenin ödeme gücüne sahip veya güvenilir olduğunu kanıtlamaz. İşletmenin var olup olmadığını, nerede kurulduğunu ve kimin imza yetkisine sahip olduğunu gösterir.

Bir iş ortağının kaydını nasıl yaparsınız?

KvK web sitesinde sicil kaydını isim, KvK numarası veya adres ile arayabilirsiniz. Temel bilgiler ücretsizdir; hukuki veya mali önemi olan her şey için resmi bir özet (uittreksel) sipariş edin.

Ücretsiz arama, işletmenin adını, KvK numarasını, adresini ve faaliyetlerini gösterir. Bu, bir işletmenin var olduğunu ve bilgilerinin önünüzdeki fatura veya sözleşmeyle eşleştiğini doğrulamak için yeterlidir. Ancak her şeyi göstermez. Ücretli özet, yetkilileri ve yetkilerini listeler ve şirketin iflas ilan edilip edilmediğini veya ödemelerin askıya alınıp alınmadığını gösterir. Özet, bankaların, noterlerin ve mahkemelerin istediği belgedir ve önemli bir sözleşme imzalamadan önce güvenmeniz gereken kanıttır.

Pratikte, hızlı bir kontrol pahalı hataları önleyebilir. Büyük bir tedarik sözleşmesi imzalamak üzere olan bir alıcı, karşısındaki kişinin yönetici veya yetkili temsilci olarak kayıtlı olup olmadığını ve bu yetkinin sınırları olup olmadığını kontrol edebilir. Kişi listede yoksa, imzalamadan önce yazılı bir vekaletname isteyin. Daha büyük bir işlemde durum tespiti için, sicil sadece bir başlangıç ​​noktasıdır. KvK'ya sunulan yıllık hesaplar, iflas kayıtları ve mahkeme kararları resmi tamamlar.

Tüzel kişiler ayrıca nihai faydalanıcılarını (UBO) KvK'nın tuttuğu UBO siciline kaydettirmek zorundadır. Avrupa Birliği Adalet Divanı'nın 22 Kasım 2022 tarihli kararı uyarınca, bu sicil artık genel halka açık değildir; erişim, Wwft'ye tabi kurumlar gibi meşru menfaati olan yetkililer ve taraflarla sınırlıdır. UBO sicili kılavuzumuz , kimlerin kayıt yaptırması gerektiğini ve nasıl yapılacağını açıklamaktadır.

Hangi SBI kodunu seçmelisiniz?

SBI kodu (Standaard Bedrijfsindeling), işletmenizin faaliyetlerini tanımlayan istatistiksel bir koddur. KvK, bu kodu, ana faaliyetiniz ve ilgili durumlarda bir veya daha fazla ikincil faaliyetinizle ilgili açıklamalarınıza dayanarak atar.

Ana faaliyetiniz, cironuzun büyük kısmını oluşturan faaliyet olmalıdır. Yazılım geliştirme işi yapan ve aynı zamanda grafik tasarım da yapan bir kişi, yazılım geliştirmeyi ana faaliyet, tasarımı ise ikincil faaliyet olarak listeleyecektir. Kayıt formunda faaliyetlerinizi somut olarak açıklayın, çünkü KvK (Kredi ve Şirketler Kurulu) kodu yazdıklarınızdan çıkarır.

SBI kodu bir sınıflandırmadır, lisans değildir. Tek başına hangi toplu iş sözleşmesinin (CAO) geçerli olduğunu, zorunlu bir sektör emeklilik fonuna katılmanız gerekip gerekmediğini veya hangi izinlere ihtiyacınız olduğunu belirlemez. Bu sorular, fiilen gerçekleştirdiğiniz faaliyetlere bağlıdır. Ancak kuruluşlar kodu bir başlangıç ​​noktası olarak kullanır. Emeklilik fonları, sigorta şirketleri, sübvansiyon sağlayıcıları ve istatistik kurumları öncelikle bu koda bakabilir. Bu nedenle, yanlış bir kod sorulara veya gecikmelere yol açabilir ve faaliyetleriniz değiştiğinde bunu düzeltmelisiniz.

İşletmeniz için hangi yasal biçim daha uygundur?

Yasal biçim, işletmenin borçlarından kimin sorumlu olduğunu, nasıl vergilendirileceğini ve hangi formalitelerin uygulanacağını belirler. Çoğu küçük işletme şahıs şirketi olarak başlar; sorumluluğu sınırlamak veya yatırımcı almak isteyen işletmelerin çoğu ise limited şirket (BV) kurmayı tercih eder.

Tek kişilik işletme kurmak basit ve ucuzdur, ancak tüm işletme borçlarından kişisel varlıklarınızla sorumlusunuz. Aynı sınırsız sorumluluk, ortaklık şirketlerinde (VOF) ortaklar için de geçerlidir. Bir limited şirket (BV) ayrı bir tüzel kişiliktir. Hissedarları prensip olarak katkılarının ötesinde borçlardan sorumlu değildir. Yöneticiler, örneğin ciddi kötü yönetimden sonra veya uygunsuz yönetimden kaynaklanan bir iflas durumunda, belirli durumlarda kişisel olarak sorumlu olabilirler.

1 Ekim 2012'den itibaren, limited şirketler için asgari sermaye şartı bulunmamaktadır. Şirketin, kendisi dışında bir başkası tarafından tutulan oy hakkına sahip en az bir hisseye sahip olması gerekir. Bir hissenin nominal değeri çok düşük olabilir, örneğin bir sent. Az sermayeye sahip olmak yasa dışı değildir, ancak yöneticileri de korumaz. Madde 2:216 BW uyarınca, yöneticiler ancak şirket daha sonra borçlarını ödemeye devam edebiliyorsa hissedarlara dağıtım onaylayabilirler. Bunu imkansız hale getiren bir dağıtımı onaylarlarsa sorumlu tutulabilirler.

Bir anonim şirket (NV), BW Madde 2:67 uyarınca en az 45,000 Euro'luk sermaye gerektirir. Hisseleri borsada işlem görebilir. NV, çoğunlukla büyük şirketler ve halka açık gruplar tarafından kullanılır. Hemen hemen her yeni girişim, büyüyen şirket veya aile şirketi için BV, gerekli korumayı ve esnekliği sağlar. Bu seçimin vergi sonuçları bir vergi danışmanıyla görüşülmelidir.

Kayıt olduktan sonra ne ayarlamanız gerekiyor?

Kayıt işleminden sonra, KvK bilgilerinizi Belastingdienst'e (Vergi Dairesi) iletir, bu nedenle çoğu durumda ayrı bir vergi kaydı yaptırmanıza gerek kalmaz. Daha sonra vergi numaralarınızı, bir işletme banka hesabınızı ve idari işlerinizi düzenlersiniz.

Eğer Vergi Dairesi (Belastingdienst) sizi KDV açısından girişimci olarak değerlendirirse, posta yoluyla iki numara alırsınız. KDV kimlik numarası (btw-identificatienummer) faturalarınızda yer alır ve diğer AB ülkelerindeki işletmelerle olan işlemlerinizde kullanılır. Ciro vergisi numarası (omzetbelastingnummer) ise, örneğin KDV beyannamelerinizi verirken, Vergi Dairesi ile olan iletişiminiz içindir. Çoğu işletme KDV beyannamesini her üç ayda bir verir. Bir BV'nin ayrıca yıllık kurumlar vergisi beyannamesi (vennootschapsbelasting) vermesi gerekir. Vergi yapılandırması konusunda danışmanlık hizmeti vermiyoruz; bir muhasebeci veya vergi danışmanı, yönetiminizi ve vergi beyannamelerinizi düzenleyebilir.

Bir limited şirket (BV) kurmak için, hissedarların ve yöneticilerin özel hesaplarından ayrı, kendi ticari banka hesabına ihtiyaç vardır. Bankalar, WWFT kapsamında müşteri durum tespiti yaparlar ve genellikle sicil kaydından alınan özeti, kuruluş sözleşmesini ve ana sözleşmeyi, yöneticilerin kimlik belgelerini ve gerçek faydalanıcılar (UBO) ile fon kaynağı hakkında bilgi isterler. Yöneticiler veya hissedarlar yurt dışında yaşıyorsa, sürecin daha uzun sürmesi beklenir.

Başlangıçtan itibaren düzgün bir muhasebe sistemi kurun. Hollanda Medeni Kanunu'nun 2:10. maddesi uyarınca, bir tüzel kişiliğin yönetim kurulu mali durumuna ilişkin kayıtları tutmak zorundadır ve aynı yükümlülük Hollanda Medeni Kanunu'nun 3:15i. maddesi uyarınca şahıs işletmeleri için de geçerlidir. Bu kayıtları yedi yıl süreyle saklamanız gerekir (Hollanda Medeni Kanunu'nun 2:10(3) ve 3:15i(3) maddeleri); vergi kurallarına göre, gayrimenkullere ilişkin veriler on yıl süreyle saklanmalıdır. İflas durumunda, düzgün kayıt tutulmaması yöneticilerin kişisel sorumluluğuna yol açabilir. İlk pratik adımlar hakkında daha fazla bilgi için, Hollanda'da iş kurma hakkında makalemize bakın.

Peki ya yabancı bir şirket iseniz veya personel çalıştırıyorsanız?

Hollanda'da şubesi bulunan yabancı bir şirket, bu şubesini KvK'ya (Hollanda Ticaret ve Sanayi Odası) kaydettirmek zorundadır. Burada herhangi bir kuruluşu olmayan yabancı bir işletme KvK'ya kayıt yaptırmaz, ancak yine de Hollanda KDV yükümlülükleri olabilir.

Yabancı bir şirket Hollanda'da bir şube (nevenvestiging) açtığında, sicil yabancı şirketi, ana ülkesindeki kayıt bilgilerini ve Hollanda'da onu temsil edebilecek kişileri kaydeder. Kamuoyu etkisine ilişkin aynı kurallar geçerlidir: Hollandalı muhataplar, şube hakkında kayıtlı bilgilere güvenebilirler. Yurt dışından sadece Hollandalı müşterilere satış yapan, burada ofisi veya personeli olmayan bir işletmenin KvK'ya kayıt yaptırması gerekmez. Hollanda'da KDV kaydı yaptırması gerekip gerekmediği ise Belastingdienst'in ayrı bir sorusudur.

Personel işe aldıktan sonra, bordro vergileri (loonheffingen) için Belastingdienst'e işveren olarak kayıt yaptırmanız gerekir. Bu, KvK kaydının halletmediği ayrı bir adımdır. İşveren olarak, hasta çalışanlara ve Çalışma Koşulları Yasası (Arbeidsomstandighedenwet) kapsamındaki yükümlülükleri de üstlenirsiniz.

Hangi değişiklikleri ne zaman bildirmeniz gerekiyor?

Değişiklikleri bir hafta içinde KvK'ya bildirmeniz gerekmektedir. BV'ler, NV'ler ve diğer tüzel kişiler için yıllık hesapların da her yıl sunulması zorunludur.

Bildirilmesi gereken değişiklikler arasında yeni bir iş adresi, faaliyetlerde değişiklik, yeni veya değiştirilmiş bir ticari unvan ve bir yöneticinin, ortağın veya yetkili temsilcinin atanması veya görevden ayrılması yer almaktadır. Birçok değişiklik çevrimiçi olarak bildirilebilir; bazıları ise imzalı bir form veya noter tasdiki gerektirir, örneğin şirket ana sözleşmesinde değişiklik yapılması gibi. Değişikliği zamanında bildirmek, yalnızca yasal bir yükümlülük olduğu için değil, aynı zamanda yukarıda açıklanan kamuoyu etkisi nedeniyle de önemlidir. Hâlâ kayıtlı olan eski bir yönetici, sicile güvenen üçüncü şahıslara karşı şirketi bağlayabilir.

Bir BV veya NV'nin yıllık hesaplarını hazırlaması gerekir. BW Madde 2:210 uyarınca, genel kurul bunları mali yılın bitiminden itibaren beş ay içinde kabul eder; bu süre beş aya kadar uzatılabilir. BW Madde 2:394 uyarınca, şirket bunları kabul edildikten sonra sekiz gün içinde ve her halükarda mali yılın bitiminden itibaren on iki ay içinde KvK'ya (Ticaret ve Ticaret Bakanlığı) sunmak zorundadır. Küçük ve mikro şirketler kısaltılmış bir versiyon sunabilir. Sunmamak ekonomik bir suçtur ve iflas durumunda, yöneticilerin görevlerini uygunsuz şekilde yerine getirdiğine dair yasal bir varsayıma yol açar (BW Madde 2:248(2)). Yöneticilerin sorumluluğu hakkında daha fazla bilgi edinin.

İşletmenizi kapattığınızda, kaydını sildirmeniz gerekir. Tek şahıs işletmesi KvK'ya kaydını sildirebilir; bir BV ise feshedilir ve varlıkları tasfiye edildikten sonra sicilden çıkarılır.

Sanal ofis adresine kayıt yaptırabilir misiniz?

Evet, ancak yalnızca gerçekten ulaşılabilir olmanız ve orada iş yapabilmeniz şartıyla. KvK, bir adresin gerçek bir iş yeri olup olmadığını kontrol eder ve yalnızca posta kutusu olarak hizmet veren bir adresi reddedebilir veya kaldırabilir.

Geçmişte, sanal ofis adresleri, adreste gerçek bir faaliyeti olmayan şirketler tarafından kullanılıyordu. KvK (Hollanda Ticaret ve Sanayi Odası), bir işletme böyle bir adrese kayıt yaptırdığında artık sorular soruyor. Her gün orada bulunmanız gerekmiyor, ancak orada çalışabiliyor ve gerektiğinde ulaşılabilir olmanız gerekiyor; örneğin, bir masa veya toplantı odası kullanabiliyor olmanız gibi. Yurtdışında kurulu ve Hollanda'da gerçek bir varlığı olmayan bir işletme, iş yeri olarak Hollanda'da bir hizmet adresi kullanmamalıdır. KvK adresinizi reddederse veya kaldırırsa, bu Genel İdari Hukuk Yasası (Algemene wet bestuursrecht, Awb) kapsamında bir karardır. Awb Madde 6:7 uyarınca altı hafta içinde KvK'ya itirazda bulunabilir ve itirazınız reddedilirse idari mahkemeye başvurabilirsiniz.

Kayıt ücreti ne kadar?

KvK, kayıt olduktan sonra faturalandırılan tek seferlik bir kayıt ücreti almaktadır. Kayıtta yer almak için yıllık ücret yoktur.

KvK (Ticaret ve Ticaret Odası) ücreti her yıl günceller; güncel tutar KvK web sitesinde mevcuttur. BV (Bilimsel Girişim) veya NV (Kar Amacı Gütmeyen Şirket) için noter, kuruluş belgesi için ücret alır. Bu ücretler sabit değildir ve notere ve yapının karmaşıklığına, örneğin hissedar sayısına ve özel hisse sınıflarına bağlıdır. Birden fazla noterden fiyat teklifi alın. Sicil kaydından alınan özetler belge başına ücretlendirilir.

İşletme sahibi olarak neleri kontrol etmelisiniz?

Kayıt defterindeki sorunların çoğu, hiç güncellenmemiş bilgilerden kaynaklanmaktadır. Kayıt yaptırırken ve her yıl sonrasında bu noktalara dikkat edin.

• Kayıt işlemini, işe başlama tarihinden en erken bir hafta önce ve işe başlama tarihinden en geç bir hafta sonra yapın.
• Kendi isminizi seçmeden önce, bölgeniz ve sektörünüzdeki benzer ticari isimler için Ticaret Sicilini kontrol edin.
• Faturalarınıza, mektuplarınıza ve web sitenize KvK numaranızı ekleyin (Madde 3:15d BW).
• Yeni adresi, müdürü veya yetkili temsilciyi bir hafta içinde KvK'ya bildirin.
• Anonim şirket (BV veya NV) için yıllık hesaplar, mali yılın bitiminden itibaren en geç on iki ay içinde sunulmalıdır.
• "Sicil kaydı" olarak gösterilen bir faturanın gerçekten KvK'dan geldiğini doğrulamadan ödeme yapmayın.

Karşı taraf olarak neleri kontrol etmelisiniz?

Sicil kaydı size kiminle muhatap olduğunuzu gösterir, ancak yalnızca resmi bir belge delil niteliği taşır. Önemli bir sözleşme yapmadan önce şunları kontrol edin.

• Resmi bir vergi kaydı (uittreksel) sipariş edin ve isim, KvK numarası ve adresi sözleşme veya fatura ile karşılaştırın.
• İmza atan kişinin kayıtlı bir yönetici veya yetkili temsilci olduğundan emin olun ve bu yetkinin herhangi bir sınırlaması olup olmadığını not edin.
• İflas veya ödeme askıya alma durumu olup olmadığını kontrol edin.
• İmza yetkilisi kayıtlı değilse, yazılı bir vekaletname isteyin.
• Daha büyük bir anlaşma için, KvK'ya sunulan yıllık hesapları da inceleyin.

KvK kaydı konusunda sizin için neler yapabiliriz?

Kurumsal hukukçularımız, Hollandalı ve uluslararası girişimcilere sicil kaydı ve bunun ardındaki yapı konusunda danışmanlık hizmeti vermektedir.

• Şirket türü (şahıs şirketi, VOF veya BV) ve her birinin getirdiği sorumluluklar konusunda size danışmanlık yapıyoruz.
• Şirket esas sözleşmesini hazırlıyor ve noter ile birlikte kuruluş işlemlerini koordine ediyoruz.
• Sözleşme imzalamadan önce karşı tarafın kimlik bilgilerini ve sözleşmeyi imzalayan kişinin yetkisini kontrol ediyoruz.
• Yönetim kurulu üyelerine, Madde 2:180(2) BW uyarınca kayıt öncesinde ve yıllık hesapların geç sunulması sonrasında yükümlülükleri konusunda tavsiyelerde bulunuyoruz.
• Adresinizle ilgili KvK kararına karşı itiraz dilekçesini (bezwaar) altı haftalık süre içinde hazırlıyoruz.
• Ürettiğimiz istihdam avukatları Personel işe aldıktan sonra iş sözleşmeleri taslağı hazırlayın.

ÖZET

• Hollanda'daki hemen hemen her işletme ve tüzel kişi, sezonun başlamasından bir hafta önce başlayıp bir hafta sonra sona eren süre içinde KvK'ya (Hollanda Ticaret Odası) kayıt yaptırmak zorundadır.
• Şahıs işletmeleri ve ortaklıklar KvK randevusuyla kayıt yaptırır; BV veya NV ise noter tarafından tescil edilir ve yöneticiler tescilden önceki işlemlerden şahsen sorumludur (Madde 2:180 BW).
• Üçüncü şahıslar bu sicile güvenebilir, bu nedenle bildirilmemiş değişiklikler işletmenizi bağlayabilir (2007 tarihli İşletme Sicili Kanunu'nun 25 ve 26. maddeleri).
• Değişiklikleri bir hafta içinde bildirin ve bir BV veya NV şirketi için yıllık hesapları mali yılın bitiminden itibaren en geç on iki ay içinde sunun.
• Önemli bir sözleşme imzalamadan önce karşı tarafın resmi belgesini kontrol edin.

Sık Sorulan Sorular