Şirket ana sözleşmesi (statü): Neler içermelidir?

Şirket ana sözleşmesi (statuten), özel limited şirket (besloten vennootschap, BV), anonim şirket (naamloze vennootschap, NV), kooperatif, dernek veya vakıf gibi Hollanda'da kurulmuş bir tüzel kişiliğin temel kurallarıdır. Bu tüzel kişiliklerin çoğu için, Hollanda medeni hukukunda yetkili bir noter tarafından düzenlenmiş bir noter senedi ile belirlenmeleri gerekir; başlıca istisna, noter senedi olmadan da var olabilen ancak bu durumda sınırlı yasal kapasiteye sahip olan gayri resmi derneklerdir.

The articles set out, among other things, the name, the registered seat, the purpose, the capital structure and the rules on decision-making. Book 2 of the Dutch Civil Code (BW) sets the minimum content for each type of entity.

Kanunlar nelerdir ve kanunlar onları nerede düzenler?

Tüzük, bir tüzel kişiliğin iç anayasasıdır ve noter onaylı kuruluş belgesinde yer alır. Hollanda Medeni Kanunu'nun (BW) 2. Kitabı, her tüzel kişilik türü için hangi kuralların dahil edilmesi gerektiğini belirtir.

Başlıca hükümler, BV için Madde 2:177 BW, NV için Madde 2:66 ve sonrası, dernek (vereniging) için Madde 2:27 BW, vakıf (stichting) için Madde 2:286 BW ve kooperatif (coöperatie) için Madde 2:53 ve sonrasıdır; bunlara üyelerin sorumluluğunun hariç tutulduğu varyant (UA) da dahildir. Sözleşme Felemenkçe olarak hazırlanır; Felemenkçe-İngilizce çift dilli bir versiyon yaygındır, ancak Felemenkçe metin geçerlidir.

Noter senedi düzenlendiğinde tüzel kişilik oluşur. Noter daha sonra bu tüzel kişiliği Hollanda Ticaret Odası'nın (KvK) Ticaret Siciline (handelsregister) kaydeder. Hollanda'daki işletme sicili hakkında daha fazla bilgiyi makalemizde bulabilirsiniz.

Hangi kuruluşların tüzük düzenlemesi zorunludur?

Hollanda'da tam yasal ehliyete sahip tüm tüzel kişilerin ana sözleşmesi vardır. En yaygın olanları ise BV (Brezilya Şirketi), NV (Kar Amacı Gütmeyen Şirket), kooperatif, tam yasal ehliyete sahip dernek ve vakıftır; bunlara hayır kurumu statüsüne sahip vakıflar (ANBI) da dahildir.

Kayıt işlemi neden bu kadar önemli?

Ticaret Sicili Kanunu 2007'nin (Handelsregisterwet 2007) 25. maddesi uyarınca, bir şirket genel olarak, kayıt altına alınması gereken ancak kayıt altına alınmamış olan ve bunlardan habersiz üçüncü şahıslara karşı bu olguları ileri süremez.

Kayıt işlemi, yöneticiler için de sonuçlar doğurmaktadır. Madde 2:180 BW uyarınca, bir BV'nin yöneticileri, şirketin tescilinden önce şirket adına gerçekleştirdikleri hukuki işlemlerden şirketle birlikte müşterek ve müteselsil olarak sorumludurlar. Benzer kurallar NV'ler için de geçerlidir.

Maddeler yönetim açısından neden önemlidir?

Maddeler, kimin neye ve nasıl karar verebileceğini belirler. Açık ve net maddeler çıkmazları ve anlaşmazlıkları önler; belirsiz veya güncelliğini yitirmiş maddeler ise bunlara yol açar.

Örneğin, şirketi kimin temsil edeceğini, toplantıların nasıl çağrılacağını, hangi çoğunlukların geçerli olacağını, yöneticilerin nasıl atanıp görevden alınacağını ve hisselerin nasıl çıkarılıp devredileceğini belirlerler. Eşitlik durumunda karar verici oy veya arabuluculuğa başvurma gibi kurallar, bir şirketin tıkanıp kalmasını önleyebilir.

Hissedarları ve yöneticileri korumak

Clear rules on conflicts of interest, on distributions and on the division of powers help directors act within the law. A BV may only make a distribution if the board approves it under the distribution test of Article 2:216 BW.

Ana sözleşmede hangi maddeler yer almalıdır?

Kanun, her kuruluş türü için farklılık gösteren asgari bir içerik öngörmektedir. Her kuruluş türü için bu, adını, Hollanda'daki kayıtlı merkezinin bulunduğu belediyeyi ve amacını içerir; BV ve NV için ise hisselere ilişkin kuralları da içerir.

Hollanda Medeni Kanunu'nun 2:177. maddesi uyarınca, bir limited şirketin (BV) esas sözleşmesinde şirketin adı, merkezi ve amacı belirtilir. İşletme yurt dışından yürütülse bile, kayıtlı merkez Hollanda belediyesinde olmalıdır. Amaç, şirketin faaliyetlerini açıkça tanımlamalıdır; çok dar kapsamlıysa, şirket daha sonra esas sözleşmesini değiştirmek zorunda kalabilir.

Sermaye ve hisseler

Bir limited şirket (BV) için esas sözleşmede hisselerin nominal değeri veya belirlenme yöntemi ve hisse sınıfları belirtilir. 2012'deki BV yasası reformundan (flex-BV) bu yana, bir BV için asgari sermaye şartı bulunmamaktadır, ancak şirketin kendisi dışında bir başkası tarafından en az bir oy hakkı bulunan hissenin tutulması gerekmektedir.

Bir anonim şirketin (NV), BW Madde 2:67 uyarınca en az 45,000 Avro tutarında çıkarılmış sermayeye sahip olması ve esas sözleşmesinde yetkili sermayenin belirtilmesi gerekmektedir. Hem limited şirket (BV) hem de anonim şirket (NV) için esas sözleşme, farklı hisse sınıfları oluşturabilir; örneğin, bir BV'de oy hakkı olmayan veya kar payı olmayan hisseler gibi.

Kurumlar, karar alma ve hesaplar

Ana sözleşme maddeleri, yönetim kurulunun, varsa denetleme kurulunun veya tek kademeli kurulun ve genel kurulun yetkilerini düzenler. Ayrıca toplantı çağrısı, toplantı yeter sayısı, çoğunluk ve toplantı dışında alınacak kararlar ile ilgili kuralları da içerir.

Çoğu madde ayrıca mali yılı, yıllık hesapların kabulünü ve kâr dağıtımını da düzenler. Bir vakıf için, maddeler herhangi bir fazlalığın nasıl kullanılacağını belirler, çünkü bir vakıf hayırsever veya sosyal amaçlar dışında kurucularına veya yönetim kurulu üyelerine dağıtım yapamaz.

Payların devri

Bir limited şirket (BV) için esas sözleşme genellikle bir devir kısıtlaması (blokkeringsregeling) içerir; örneğin, hisselerin önce diğer hissedarlara teklif edilmesi zorunluluğu. 2012'den beri böyle bir madde artık zorunlu değildir; esas sözleşmede herhangi bir kural yoksa, Madde 2:195 BW uyarınca yasal bir teklif şeması uygulanır, ancak esas sözleşme bundan sapabilir veya bunu hariç tutabilir.

Bir anonim şirkette, esas sözleşmede kısıtlamalar yer alsa da, hisseler prensip olarak serbestçe devredilebilir.

Çözünme

Kuruluş belgelerinde genellikle, işletmeyi kimin feshetme yetkisine sahip olduğu ve kalan varlıkların akıbetinin ne olacağı belirtilir. Eğer hiçbir şey belirtilmemişse, BW 2. Kitabındaki fesih ve tasfiye ile ilgili yasal kurallar uygulanır.

Hangi isteğe bağlı maddeleri ekleyebilirsiniz?

Zorunlu içerik belirlendikten sonra, Hollanda yasaları özel olarak hazırlanmış kurallar için önemli ölçüde alan bırakmaktadır. Bu kurallar, 2. Kitap BW ile çelişmedikleri sürece, yatırımcıları çekmeye, kilit personeli elde tutmaya ve çıkmazı önlemeye yardımcı olabilir.

Yatırımcılar için yaygın seçenekler arasında öncelikli temettüye sahip imtiyazlı hisseler, hisse senedi devralma hakları ve hisse senedi değerinin düşmesini önleyen hisse senedi şartları yer almaktadır. Bu düzenlemelerin bazıları hissedarlar sözleşmesinde daha iyi yer alabilir, ancak bunları şirket esas sözleşmesine dahil etmek, gelecekteki hissedarlar da dahil olmak üzere her hissedara karşı geçerli olmalarını sağlar.

Kurucular ve çalışanlar için, iyi ayrılan ve kötü ayrılanlar için farklı geri satın alma fiyatları içeren ayrılma kuralları faydalı olabilir. Rekabet etmeme maddesi gibi hisselerden ziyade bireyleri ilgilendiren yükümlülükler genellikle hissedarlar sözleşmesinde veya iş veya yönetim sözleşmesinde yer almalıdır.

Yönetim ve çıkmaz

Yönetim seçenekleri arasında, 2:129a ve 2:239a BW maddeleri uyarınca icra ve icra dışı direktörlerden oluşan tek kademeli bir yönetim kurulu, danışma komiteleri ve yatırımcılar için gözlemci hakları yer almaktadır. Çıkmazı önlemek için, bir eşitlik durumunda oy kullanma hakkı, arabuluculuk veya tahkim mekanizması ya da bir hissedarın diğerini önceden kararlaştırılmış bir değer üzerinden satın alabileceği bir mekanizma ekleyebilirsiniz.

Bazı şirketler hisselerini, emanet makbuzları çıkaran bir emanet ofisi vakfına (stichting administratiekantoor, STAK) devrediyor. Bu, oy kontrolünü ekonomik sahiplikten ayırıyor ve karar alma süreçlerinin istikrarlı kalmasına yardımcı olabiliyor.

Dijital ve uluslararası özellikler

BV veya NV şirketlerinin esas sözleşmeleri, BW 2:227a ve 2:117a maddeleri uyarınca hissedarların genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılmalarına ve oy kullanmalarına olanak tanıyabilir. Şirketin çalışma dili olarak İngilizce kullanılabilir, ancak esas sözleşmenin Hollandaca metni belirleyici olmaya devam eder.

Yeni bir kuruluş için tüzük taslağı nasıl hazırlanır?

Öncelikle yasal şekli seçin, ardından ilgili kişilerle ana noktalar üzerinde anlaşın ve ancak ondan sonra noter talimatını verin. Bu sıra zaman kazandırır ve ikinci bir değişiklik turunu önler.

Yasal biçimi seçmek

BV (Brezilya Şirketi), işletmeler için en yaygın tercihtir: esnek, asgari sermaye şartı yok ve hissedarlar için sınırlı sorumluluk söz konusudur. NV (Anonim Şirket), daha büyük şirketler ve borsada işlem gören şirketler için uygundur. Kooperatif, birlikte çalışan ve sonuçları paylaşan üyeler için uygundur; kooperatifte üyelerin sorumluluğu hariç tutulur. Vakfın üyesi yoktur ve kar amacı gütmeyen amaçlar veya STAK gibi holding yapıları için uygundur.

Noterle çalışmak

Medeni hukuk noteri, taraflardan birinin avukatı değil, tarafsız bir kamu görevlisidir. Noter, kurucuların kimliğini, kuruluş belgelerinin yasal şeklini ve içeriğini kontrol eder ve müşteriyle ilgili durum tespit işlemlerini gerçekleştirir.

Provide the notary with the identity documents of all founders and a power of attorney for anyone who does not sign in person. The notary then sends a draft deed and, after execution, registers the entity with the KvK.

Yabancı kurucular için ipuçları

Kimlik belgeleri veya yabancı şirket belgelerinin tasdik edilmesi veya apostil taşıması gerekebilir. İsimlerin pasaporttakiyle birebir aynı yazıldığından emin olun, çünkü sapmalar KvK'da gecikmelere neden olur.

Bir BV (Bilet Girişimi) için, kuruluş aşamasında hisselerin ödemesini teyit eden bir banka ekstresi artık gerekli değildir. Bir NV (Anonim Girişim) için ise sermayenin ödendiğini teyit eden bir banka ekstresi hala gereklidir.

Mevcut maddelerde nasıl değişiklik yaparsınız?

Esas sözleşmede değişiklik yapılması, yetkili organın kararı ve yeni bir noter tasdiki gerektirir. Madde 2:234 BW uyarınca, bir BV'nin esas sözleşmesinde yapılan değişiklik ancak noter tasdiki düzenlendikten sonra yürürlüğe girer; aynı kural NV için de geçerlidir.

Hangi çoğunluğa ihtiyaç var?

BV ve NV şirketlerinde, genel kurul 2:231 ve 2:121 BW maddeleri uyarınca değişikliklere karar verir. Maddelerde aksi belirtilmedikçe, bir karar alınması için kullanılan oyların mutlak çoğunluğu gerekir; birçok madde daha yüksek bir çoğunluk veya toplantı yeter sayısı belirler.

Bir dernek için, Madde 2:42 BW uyarınca, kullanılan oyların en az üçte ikisinin çoğunluğu gereklidir. Bir vakfın esas sözleşmesi ancak buna izin veriyorsa değiştirilebilir; aksi takdirde, değişiklik yalnızca mahkeme yoluyla mümkündür.

Toplantıyı düzenlemeden önce mevcut maddeleri dikkatlice inceleyin. Yanlış çoğunlukla alınan veya usulüne uygun olarak toplanmayan bir toplantıda alınan bir karar geçersiz veya iptal edilebilir olabilir.

Dosyalama ve olası sorunlar

Tapu devri tamamlandıktan sonra, noter tadil edilmiş ana sözleşmeyi KvK'ya (Şirketler ve Ticaret Odası) sunar. Güncelliğini yitirmiş çapraz referanslara, hissedarlar sözleşmesine artık uymayan hükümlere ve kanunen hamiline yazılı hisselere dönüştürülmüş eski hamiline yazılı hisselere ilişkin kurallara dikkat edin. Konsolide metni her zaman bankalara, denetçilere ve veri odasına iletin.

Makaleleri nasıl temin ediyorsunuz, tercüme ettiriyorsunuz veya tasdik ettiriyorsunuz?

Şirketinizin KvK numarasını kullanarak, küçük bir ücret karşılığında KvK'dan en son yayınlanan belgeleri çevrimiçi olarak sipariş edebilirsiniz. Bankalar, yatırımcılar ve yabancı yetkililer sıklıkla bu belgeleri talep etmektedir.

Eğer belgelere yurt dışında ihtiyaç duyuluyorsa, noter onaylı bir kopya düzenleyebilir ve bölge mahkemesi de buna apostil ekleyebilir. Mahkeme işlemleri veya yabancı makamlar için genellikle yeminli tercüman tarafından yapılan bir çeviri gereklidir; iç kullanım için ise, herkesin Hollandaca metnin geçerli olduğunu bilmesi koşuluyla, çalışma çevirisi yeterlidir.

Şirket ana sözleşmesi, şirket esas sözleşmesi ve hissedarlar sözleşmesi arasındaki fark nedir?

Şirket kuruluş belgesi, tüzel kişiliği oluşturur ve esas sözleşmeyi içerir. Esas sözleşme, şirketi ve mevcut ve gelecekteki tüm hissedarlarını veya üyelerini bağlar; hissedarlar sözleşmesi ise yalnızca imzalayan tarafları bağlayan bir sözleşmedir.

Şirket kuruluş sözleşmesi, kurucuların kimliği, ilk yöneticiler ve kuruluş sırasında çıkarılan hisseler gibi tek seferlik beyanları da içerir. Ana sözleşme ise kalıcı kuralları içerir. İngiltere'deki şirket ana sözleşmesinin Hollanda'da ayrı bir karşılığı yoktur.

Şirket esas sözleşmesi ile hissedarlar sözleşmesi çelişirse, şirket içinde hangi hususların geçerli olacağı esas sözleşmede belirlenir; örneğin bir kararın geçerliliği. Ancak, hissedarlar sözleşmesine aykırı hareket eden bir hissedar, diğer taraflara karşı sözleşmeyi ihlal etmiş olabilir. 2. Kitap BW'deki zorunlu hukuk hükümleri her iki belgeye de üstün gelir.

What should you check as a founder or company?

Check the draft deed before the notary executes it, because every later change needs a new notarial deed under Article 2:234 BW. Make sure the articles fit the shareholders’ agreement.

• İsim, Hollanda'da kayıtlı merkez ve net bir amaç;
• Hisseler, hisse sınıfları, devir kısıtlamaları ve temettü kuralları;
• Yönetim kurulu modeli, denetim organı, toplantı yeter sayısı ve çoğunluklar;
• İşten ayrılma kuralları, çıkmaz durum hükümleri ve elektronik toplantılar gibi özel olarak hazırlanmış maddeler;
• Hissedarlar sözleşmesine uygunluk, eksiksiz kimlik belgeleri ve vekaletnameler.

What should you check as a shareholder or investor?

Read the articles filed with the KvK before you acquire shares. The articles bind you as soon as you become a shareholder, even if you did not negotiate them.

• Which share class do you receive, and does it carry voting rights and profit rights?
• Does the transfer restriction (blokkeringsregeling) or the statutory offer scheme of Article 2:195 BW let you exit, and at what price?
• Which majority applies to amending the articles, and can you block changes that affect your rights?
• Do the leaver, drag-along and tag-along rules in the articles match the shareholders’ agreement?
• Does the version filed with the KvK match the version you were shown?

What can we do for you with articles of association?

Ürettiğimiz şirket avukatları draft and review articles of association and shareholders’ agreements for Dutch and international clients.

• We draft the articles for a new BV, NV or foundation and coordinate the deed with the notary.
• We review existing articles against current Book 2 BW and the shareholders’ agreement.
• We draft the share classes, leaver rules and deadlock provisions for a financing round.
• We prepare the shareholders’ resolution to amend the articles with the correct majority.
• We arrange a certified copy and an English translation of the articles for use abroad.

ÖZET

• Şirket esas sözleşmesi (statuten), Hollanda'da bir tüzel kişiliğin temel kurallarıdır ve Hollandaca bir noter senedinde yer alır.
• Şirket, noter senedi ile kurulur; bir limited şirketin yöneticileri, tescilden önce yapılan hukuki işlemlerden şahsen sorumludur (Madde 2:180 BW).
• Kayıtlı merkez Hollanda belediyesinde bulunmalıdır; BV'lerin asgari sermayesi yoktur, NV'lerin ise en az 45,000 EUR'ya ihtiyacı vardır.
• Bir değişiklik, yeterli çoğunluğa sahip bir karar ve yeni bir noter tasdiki gerektirir ve ancak bu tasdikname imzalandığında yürürlüğe girer.
• Ana sözleşme tüm hissedarları bağlar; hissedarlar sözleşmesi ise yalnızca taraflarını bağlar.

Sık Sorulan Sorular